Proces zakupowy paperless
Punktem inicjującym proces zakupowy w systemie jest wypełnienie elektronicznego wniosku zakupu, co realizuje ideę obiegu bez papieru. Na poszczególnych etapach wniosek poprzez walidację oraz automatyczne uzupełnianie danymi w powiązaniu z dokumentem zakupu pozwala na kontrolę i planowanie wydatków przed faktycznym powstaniem zobowiązania.
Oszczędności i efektywne zarządzanie cashflow
Zakupy stanowią istotny element zarządzania przedsiębiorstwem. Ujęcie ich w elektronicznym obiegu dokumentów przyczynia się do znacznych oszczędności w skali całej firmy. Jeden system będący bazą informacyjną, w którym dostęp do dokumentacji zakupowej mają uprawnieni pracownicy, oraz istnieje możliwość pozyskiwania dowolnych raportów zamówień, wpływają na efektywne zarządzanie cash flow.
Wiele procesów - jeden system
Integracja z modułem budżetowania, z dostępem do ewidencji faktur zakupowych, daje możliwość raportowania wykonania, nie tylko z wydatków dokumentowanych fakturami zakupowymi, ale już z podjętych zobowiązań zarejestrowanych w module zamówień.
V-Desk w zakresie modułu zakupów, nie tylko daje oszczędności finansowe, ale też zysk w postaci dodatkowego czasu oraz odciążenia zasobów. Integracja z modułem obiegu faktur pozwala na jednokrotną rejestrację dokumentu, jego opisanie i akceptację wydatku.
W przypadku organizacji wielospółkowych moduł zakupowy pozwala na łatwe zorganizowanie systemu scentralizowanego, co daje oszczędności w grupie w postaci upustów czy rabatów na większe zamówienia.
Narzędzia w V-Desk wspomagające proces zakupowy:
- szybka rejestracja automatyzuje możliwość współdzielenia uprawnień do akceptacji i schemat opisu,
- przekazywanie zadań zaopatrzone zostało w system alertów i powiadomień mailowych,
- zestawienie i zebranie ofert od oferentów oraz wykaz cen kontrahentów,
- integracja z centralną bazą kontrahentów w systemie ERP lub CRM umożliwia jej współdzielenie,
- integracja z systemem księgowym - dochodzi do powiązania zakupu z przypisanym kosztem.
Faktura zakupowa w V-Desk - krok do optymalizacji obiegu faktur i zarządzania zakupami
Wprowadzona faktura zakupowa jest automatycznie parowana z zamówieniem, a dekret i akceptacja przenoszone z zamówienia na fakturę, co znacznie skraca proces obiegu faktury i optymalizuje zarządzanie zakupami.
Przejście na elektroniczną platformę zakupową daje przejrzystość i łatwość w pozyskiwaniu informacji, a także pozwala na uproszczenie i ustandaryzowanie procesów. Pomocne będzie też wprowadzenie zamówień cyklicznych, wpływających na optymalizację zarządzania procesami zakupowymi.
