Outsourcing – co to znaczy?
Outsourcing, skrócony z terminu "outside-resource-using” oznacza korzystanie z zasobów zewnętrznych. W praktyce jest to strategia, w której przedsiębiorstwo lub inny podmiot decyduje się przekazać część zadań, procesów, bądź projektów do realizacji przez wyspecjalizowaną firmę z danej dziedziny lub, rzadziej, poprzez wydzieloną spółkę-córkę.
Istnieją dwa główne rodzaje outsourcingu:
- kontraktowy (zewnętrzny) – firma deleguje zadania do zewnętrznej firmy specjalizującej się w danej dziedzinie;
- kapitałowy (wewnętrzny) – tworzy się spółkę-córkę, która przejmuje odpowiedzialność za konkretne obszary działalności, np. outsourcing usług księgowych.
Przykłady outsourcingu
Outsourcing to strategia, która umożliwia firmom skoncentrowanie się na kluczowych aspektach swojej działalności, przekazując jednocześnie zadania poboczne zewnętrznym podmiotom. Przykłady praktyczne tej koncepcji ilustrują różnorodność obszarów, w których outsourcing może przynieść korzyści dla firm:
- outsourcing informatyczny – firmy decydują się powierzyć pełną obsługę IT zewnętrznym dostawcom, co pozwala im skupić się na zwiększeniu jakości swoich usług czy produktów, zamiast angażować zasoby w zarządzanie infrastrukturą IT;
- outsourcing pracowniczy – delegowanie zadań związanych z poszukiwaniem, selekcją i rekrutacją pracowników do specjalistycznych agencji rekrutacyjnych pozwala firmom zaoszczędzić czas i zasoby, jednocześnie zwiększając efektywność procesu rekrutacyjnego;
- call center outsourcing – przekazywanie obsługi klienta do zewnętrznych firm call center pozwala głównemu przedsiębiorstwu skoncentrować się na rozwoju produktów, podczas gdy profesjonaliści zajmują się obsługą telefoniczną i elektroniczną klientów;
- outsourcing kadr i płac – nie tylko redukuje obciążenie administracyjne związane z zatrudnieniem, ale także zapewnia zgodność z aktualnymi przepisami prawnymi. Zewnętrzni specjaliści ds. kadr i płac dbają o terminową wypłatę wynagrodzeń, obsługę dokumentacji pracowniczej oraz właściwe przestrzeganie regulacji podatkowych;
- outsourcing logistyczny – jednym z głównych elementów tego typu outsourcingu jest transport, czyli skuteczne przemieszczanie towarów między różnymi ogniwami łańcucha dostaw. Praktyka outsourcingu w logistyce obejmuje nie tylko dostawy na poziomie krajowym, lecz także obszar międzynarodowy, co umożliwia firmom skupienie uwagi na strategicznych kwestiach działalności.
Usługi outsourcingowe – dlaczego warto?
Outsourcing niesie ze sobą szereg korzyści, z których najważniejsze to:
- łatwiejsze zarządzanie wydatkami – decydując się na korzystanie z usług firmy outsourcingowej, przedsiębiorstwa mogą precyzyjniej planować swoje wydatki. Ta strategia pozwala na redukcję stałych kosztów i przekłada się na bardziej przewidywalne i zrównoważone administrowanie finansami;
- mniej formalności – firma korzystająca z usług outsourcingu nie musi spełniać wielu wymogów formalnych – to znaczne uproszczenie procedur administracyjnych np. tych związanych z personelem;
- redukcja kosztów – outsourcing przyczynia się do osiągnięcia tej samej efektywności w działaniach przy mniejszym wykorzystaniu zasobów;
- zaoszczędzony czas – zamiast angażować czas i wysiłek w obszary poboczne, które można efektywnie zlecić partnerowi zewnętrznemu, przedsiębiorstwo zyskuje przestrzeń do podejmowania szybszych decyzji, rozwijania innowacyjnych rozwiązań, a także skuteczniejszego reagowania na zmieniające się potrzeby rynkowe;
- wyższa elastyczność – przekazywanie zadań zewnętrznym partnerom umożliwia szybkie zwiększanie lub zmniejszanie zasobów w zależności od obecnych potrzeb i koniunktury.
Firma outsourcingowa – wady
Warto także pamiętać, że korzystanie z usług outsourcingowych wiąże się z szeregiem potencjalnych zagrożeń, takich jak:
- ryzyko wynikające z możliwości wybrania niekompetentnej firmy zewnętrznej, której brak doświadczenia czy nieodpowiednia wiedza mogą negatywnie wpłynąć na jakość świadczonych usług;
- ryzyko poniesienia wyższych kosztów, niż pierwotnie zakładano, związanych z umowami, opłatami dodatkowymi czy nieprzewidzianymi wydatkami;
- outsourcing nie zawsze przekłada się na osiągnięcie zamierzonych celów, co wiąże się z możliwością nieefektywnego wykorzystania potencjału firmy zewnętrznej;
- brak zrozumienia między daną firmą a dostawcą zewnętrznym może prowadzić do niespójności w realizacji zadań;
- oddanie konkretnego obszaru działalności w ręce zewnętrznej firmy może wpłynąć na obniżenie jakości świadczonych usług.
Podsumowując, warto zdawać sobie sprawę, że choć outsourcing niesie ze sobą potencjalne korzyści dla firmy, to jednocześnie istnieje także istotne ryzyko wystąpienia negatywnych konsekwencji. Z tego względu przedsiębiorstwa powinny dokładnie przeanalizować swoje potrzeby, wybierać partnerów z rozwagą i systematycznie monitorować realizację zleconych zadań. Dzięki temu skutecznie można zminimalizować ewentualne ryzyko i w pełni wykorzystać potencjał tego rozwiązania.
