Mijają 3 lata, odkąd wprowadzili Państwo elektroniczną wymianę danych z dostawcami. W wielu firmach od dawna jest to już standard. Z perspektywy czasu nasuwa się dość oczywiste pytanie: warto było?
Zdecydowanie tak. Korzyści są wielowymiarowe. Przede wszystkim wyeliminowaliśmy dużą część pracy manualnej związanej z przetwarzaniem dokumentów. Nie działamy w takiej skali jak najwięksi detaliści, niemniej przy ponad 100 tys. dokumentów automatyzacja bardzo skraca czas związany z ich procesowaniem. Średnio obsługa faktury przesłanej mailem zajmowała tydzień, w przypadku faktur automatycznych ten czas liczy się w minutach. W efekcie wdrożenia EDI ograniczyliśmy także papierowe archiwum i wyeliminowaliśmy problem zagubionych faktur, co poprawia płynność. Dodatkowo, co bardzo ważne, do minimum ograniczyliśmy liczbę błędów. Jeśli ktoś musi wprowadzić do systemu ręcznie 13-cyfrowy kod, to w takiej sytuacji bardzo łatwo o pomyłkę. Automatyzacja ten problem eliminuje. Staliśmy się też bardziej atrakcyjni dla dużych dostawców. Sieci handlowe mogą negocjować lepsze stawki zakupu, gdy obsługują komunikaty EDI, bo tym samym ułatwiają pracę swojemu dostawcy. Pozyskaliśmy też znacznie większą ilość danych dotyczących dokumentu, które możemy wykorzystywać do dalszej optymalizacji procesu. Tu jednak ważna uwaga: jeszcze nie ze wszystkimi dostawcami wymieniamy dokumenty w formacie EDI.
Zatem jaka część z nich korzysta z elektronicznej wymiany danych? O jakiej skali projektu mówimy?
W 2018 r., gdy zaczynaliśmy projekt, otrzymywaliśmy ponad 87 tys. faktur rocznie. Z tego zaledwie 3 proc. w formacie EDI. Aż 47 proc. dokumentów wysyłaliśmy do kontrahentów pocztą elektroniczną, a 49 proc. trafiało do nich w postaci papierowej. Dziś na ponad 109 tys. dokumentów 85 proc. otrzymujemy w formacie EDI, a pozostałe 15 proc. w formie drukowanej. Z roku na rok powiększamy liczbę komunikatów EDI i dostawców, z którymi automatyzujemy wymianę dokumentów.
Jak wyglądał sam proces wdrożenia? Jak długo to trwało?
W realizację wdrożenia zaangażowanych było kilka osób z działu księgowości, zakupów, a także kierownik IT oraz prezes. Samo wdrożenie EDI i uruchomienie systemu archiwizacji faktur SAFE trwało tydzień. Natomiast przygotowanie się do realizacji projektu zajęło nam około 4 miesięcy. Technologię EDI wdrażaliśmy stopniowo. Zaczęliśmy od automatycznej obsługi załączników e-mail. Były one dodatkiem do wersji papierowej dokumentu, a ich celem było ułatwienie wprowadzenia dokumentu do obiegu wraz z pozycjami towarowymi. Następnie wprowadziliśmy obsługę dokumentów dostarczanych za pośrednictwem operatora, czyli firmy Edison. Firma rozpoczęła szkolenia, zweryfikowała plik XML, który sami tworzyliśmy już wcześniej, zestawiła połączenie i zrealizowała wdrożenie pilotażowe na grupie 5 klientów. Wszystko po to, by w ramach komunikacji wyeliminować ewentualne problemy. Po zamknięciu etapu pilotażowego mieliśmy listę firm, które wyraziły wcześniej chęć wymiany dokumentów w formacie EDI i zaczęliśmy je podłączać do systemu. W 2019 r. zrealizowaliśmy rollout dla firm, które EDI nie posiadały. Na początku zakładaliśmy, że ograniczymy się wyłącznie do faktur elektronicznych, ale projekt poszerzyliśmy o wymianę zamówień, system automatycznej konfrontacji FV i KFV z dowodami dostaw i zwrotami, a także wymianę komunikatu APERAK – potwierdzeń EDI dostarczenia faktury. Po uruchomieniu kanału komunikacji elektronicznej przez Edison z większością dostawców, można było stopniowo rezygnować z wersji papierowej dokumentów. Był to oczywiście proces powolny, czasochłonny i żmudny, ze względu na konieczność modyfikacji systemów dostawców, przeprowadzania testów, czasem konieczność modyfikacji własnego systemu w celu dostosowania się do ograniczeń partnera handlowego. Z perspektywy czasu jednak zdecydowanie warty wysiłku.
Czy wielkość kontrahentów miała znaczenie i ułatwiała wprowadzenie EDI? Z iloma dostawcami w tej chwili prowadzą Państwo komunikację?
Czasem zaawansowanie technologiczne stanowiło wręcz przeszkodę w szybkim wdrożeniu EDI. Najłatwiejsza była integracja z kontrahentami, z którymi wymienialiśmy informację za pośrednictwem kanału e-mail. Jeśli chodzi o liczby - mamy w tej chwili 181 dostawców, zdecydowana większość z nich korzysta z EDI.
Skąd w ogóle wziął się pomysł wdrożenia EDI?
W 2018 r. częściowo korzystaliśmy z dokumentów w postaci cyfrowej. Przełom nastąpił w momencie, gdy jeden z klientów Edisona poprosił o uruchomienie elektronicznej wymiany danych z naszą firmą. Zależało mu na automatyzacji procesu. My wówczas byliśmy w stanie wygenerować pliki XML, ale mogliśmy je tylko wysłać mailem.
Dlaczego z tej formy wymiany informacji chcieli Państwo zrezygnować?
Plik EDI wysłany mailem może generować więcej problemów niż korzyści. Celem wdrożenia EDI jest wyeliminowanie ingerencji człowieka w procesie wymiany dokumentów. Plik przesłany mailem wymaga, by ktoś się zalogował, zapisał plik i wprowadził go do systemu. Taki dokument może zwyczajnie trafić do spamu, nie dotrzeć do adresata. W praktyce jest to cofanie się, a nie pójście do przodu. Uznaliśmy, że to dobry moment na profesjonalizację i elektronizację procesu.
Dlaczego operatorem „Tradycji i Jakość” został Edison?
Dla nas istotne znaczenie miało duże doświadczenie Edisona na rynku FMCG. Firma współpracowała od lat z największymi sieciami handlowymi i była to dla nas ważna referencja. Rozmawialiśmy oczywiście także z konkurencją Edisona, jednak po kilku spotkaniach i prezentacjach podjęliśmy decyzję o wyborze tej firmy na partnera.
Projekt rozwija się cały czas. Czy w najbliższym czasie planują Państwo jakieś zmiany w obszarze EDI?
Powoli myślimy o wdrożeniu bardziej zaawansowanej walidacji dokumentów i łączeniu zamówień z fakturami. Dziś ten proces działa na poziomie podstawowym – Edison sprawdza wybrane pozycje na fakturze: nadawcę, odbiorcę, pozycje towarowe, podatek VAT. Jeśli dokument nie posiada numeru GLN lub jest on źle zakodowany, to taka faktura jest odrzucana. W przypadku zaawansowanej walidacji algorytm sprawdza każdy element dokumentu, łącznie z poprawnością wyliczenia podatku. Decyzję o uruchomieniu zaawanasowanego procesu walidacji uzależniamy od liczby zamówień w formacie EDI. Na razie jest ich relatywnie niewiele w porównaniu do liczby faktur. Gdy ich liczba wzrośnie, parowanie zamówień z fakturami ma, naszym zdaniem, duży sens.
Więcej na www.edison.pl.
