Dzwonimy lub wysyłamy maila, ponieważ chcemy złożyć zamówienie. Nasz kontrahent je przyjmuje, a następnie wprowadza do systemu. Wystawia i wysyła potwierdzenie oraz przygotowuje fakturę. Niestety trzeba ją skorygować, a cenny czas płynie. Ten drogi i nieefektywny proces można porównać do zaciągniętego hamulca, który powoduje, że w łańcuchu dostaw powstają opóźnienia. Nie można sobie na to pozwolić. Właśnie dlatego warto przełączyć swoją firmę na elektroniczną wymianę danych.
Automatyzacja procesów w branży FMCG już od dawna nie jest traktowana jako fanaberia czy opcjonalna możliwość. Innymi słowy, systemy EDI są narzędziem MUST HAVE, ponieważ digitalizacja i błyskawiczny obieg informacji stał się kluczowym elementem zarządzania oraz współpracy z kontrahentami. Wielkość firmy też przestała być usprawiedliwieniem, ponieważ nawet małe przedsiębiorstwo musi być kompatybilnym elementem w łańcuchu dostaw. Innymi słowy, nie można pozwolić sobie, by kiepska komunikacja spowalniała architekturę współpracy.
Trzeba pamiętać, że duże sieci handlowe wymagają od swych kooperantów i dostawców, aby wdrażali automatyzację we wszystkich możliwych aspektach, a w zakresie obiegu dokumentów w szczególności. Problem polega często na braku integracji, ponieważ małe i średnie firmy w branży FMCG często dysponują narzędziami, które uniemożliwiają integrację systemową z partnerami. Tymczasem do sprawnej kooperacji niezbędna jest automatyzacja wymiany danych. Rozwiązaniem jest EDI, który sprawia, że systemy wzajemnie się rozumieją, co natychmiast przekłada się na komfort współpracy oraz jakość zarządzania łańcuchem dostaw.
Jakie korzyści zapewnia automatyzacja procesów w FMCG?
Automatyzacja procesów znacznie przyspiesza obieg dokumentów, takich jak zamówienia, awizo czy potwierdzenia dostaw. Skrócenie czasu obiegu dokumentów nawet o połowę dynamizuje tym samym procedury w łańcuchu dostaw oraz zapewnia progres organizacyjny na poziomie administracyjnym. To jednak dopiero początek, ponieważ elektroniczna wymiana danych gwarantuje pakiet wielu innych korzyści biznesowych. Jakich? Przyjrzyjmy się konkretom.
Automatyzacja procesów i elektroniczna wymiana danych w FMCG:
- eliminuje konieczność ręcznego wypełniania dokumentów;
- ogranicza błędy w dokumentacji operacyjno-finansowej;
- znacznie przyspiesza wewnętrzny i zewnętrzny obieg dokumentów. Co ważne, zapewnia większość płynność współpracy z wieloma kontrahentami jednocześnie;
- umożliwia śledzenie procesów zamówień oraz rozliczeń w czasie rzeczywistym;
- zwiększa dostępność do danych, ułatwiając wnioskowanie i optymalizację procesów logistycznych oraz księgowo-administracyjnych;
- ułatwia ujednolicenie formatów danych i dokumentów, dzięki czemu łatwiej sprostać wymaganiom kontrahentów w tym zakresie;
- zwiększa konkurencyjność względem firm, które nie wykorzystują automatyzacji w procesach rozliczeniowych;
- zapewnia szansę na pozyskanie nowych klientów, których wymagają od swych partnerów i dostawców integracji na poziomie danych operacyjnych;
- ogranicza koszty związane z wyeliminowaniem papierowych dokumentów i koniecznością ich archiwizacji;
- wpisuje działania firmy w proekologiczną filozofię Społecznej Odpowiedzialności Biznesu (ang. CSR).
Niewątpliwym plusem jest także fakt, że wszystkie wymienione zalety pozwalają także bardziej efektywnie skupić się na produktach oraz potrzebach kooperanta bez „przepalania” energii na ręczną obsługę procesów operacyjnych.
Inwestycja w elektroniczną wymianę danych zwróci się
Posiadanie systemu elektronicznej wymiany danych to jeden z kluczowych elementów branych pod uwagę przez duże firmy w kontekście nawiązywania relacji biznesowych. Z tego względu warto traktować wdrożenie automatyzacji jako inwestycję w uzyskanie przewagi konkurencyjnej oraz płynną współpracę z kooperantami.
W przypadku implementacji systemów trudno jednoznacznie odpowiedzieć na pytanie, ile kosztuje EDI dla FMCG. Cena, tak jak w przypadku wyboru samochodu, wiąże się z jego parametrami. Stworzenie dedykowanego rozwiązania wymaga analizy potrzeb, wdrożenia oraz zaspokojenia potrzeb w zakresie integracji z oprogramowaniem kooperanta. A zatem koszt automatyzacji wymiany danych nie obejmuje jedynie rozwiązań technologicznych, ale kompleksową usługę. Warto z niej jednak skorzystać, aby dobór funkcjonalności był spójny z rzeczywistymi potrzebami naszej firmy. Innymi słowy, inwestycja w dopasowany system elektronicznej wymiany danych w FMCG nie musi być duża.
Inwestycja w system EDI jest sprawdzonym rozwiązaniem, które zapewnia wymierne oszczędności związane z:
- „ręczną obsługą” dokumentacji;
- wydrukiem (papier i eksploatacja drukarek);
- magazynowaniem dokumentacji zgodnie z normami RODO.
Wszystkie te elementy można traktować jako obniżenie kosztów operacyjnych przy jednoczesnym zwiększeniu atrakcyjności firmy jako kooperanta.
Integracja danych na miarę konkretnych potrzeb
Wdrożenie EDI wymaga nie tylko skutecznej integracji systemów kooperantów, ale przede wszystkim wielowarstwowej strategii przemyślanej na poziomie analizy celów oraz doboru dopasowanych rozwiązań. Warto dodać, że komunikacja EDI opiera się na przetwarzaniu dokumentów bez integracji z bazami danych. W praktyce oznacza to, że systemy elektronicznej wymiany danych korzystają z funkcji importu oraz eksportu plików. To rozwiązanie jest optymalne z dwóch względów, ponieważ:
- eliminuje powstanie luk w infrastrukturze bezpieczeństwa firmowych systemów;
- ułatwia przystosowanie niemal każdego systemu informatycznego do komunikacji EDI.
To właśnie te argumenty sprawiają, że ponad 85 proc. globalnych transakcji B2B odbywa się w ramach elektronicznej wymiany danych. W branży FMCG komunikacja EDI jest standardem oraz elementem wymaganym w kontekście współpracy z dużymi dostawcami.
Wdrożenie EDI jest prawdziwą rewolucją w komunikacji, przy czym nie musi oznaczać rewolucji organizacyjnej. Wszystko zależy od tego, czy implementacja systemu elektronicznej wymiany danych przebiegnie płynnie, czy nie. Dochodzi do tego kwestia doświadczenia dostawcy w integracji systemu z narzędziami informatycznymi kontrahentów. Właśnie dlatego firma EDISON S.A., zachęca do zapoznania się z Case Studies, które odzwierciedlają ten proces.
Więcej na www.edison.pl.
