Zacznijmy od krótkiego wprowadzenia oraz definicji. Czy może Pani powiedzieć, co to jest KSeF?
Oczywiście. KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur to, jak sama nazwa wskazuje, dedykowana platforma internetowa służąca do wystawiania oraz udostępniania tzw. faktur ustrukturyzowanych. Pewnie dla wielu osób nazwa tych dokumentów brzmi dość tajemniczo, dlatego od razu pozwolę sobie na krótkie wyjaśnienie.
Mianowicie, zgodnie z informacjami, które możemy znaleźć na stronach rządowych - faktury ustrukturyzowane to dokumenty elektroniczne, którymi można operować wyłącznie w konkretnym środowisku, czyli właśnie KSeF. Przyjmują formę plików PDF, które można pobrać zbiorczo w formacie XML.
Faktury w KSeF można wystawić za pomocą bezpłatnych narzędzi udostępnianych przez Ministerstwo Finansów, jak i rozwiązań komercyjnych, które są już dostępne na rynku.
Oczywiście, możliwości tego systemu nie ograniczają się tylko do opcji wystawiania i przyjmowania faktur. Przeciwnie, oprócz tych standardowych czynności, jego obecni oraz przyszli użytkownicy będą mogli:
- weryfikować, czy dokumenty są zgodne z przyjętym schematem XML,
- otrzymywać urzędowe poświadczenia odbioru (tzw. UPO).
Aby umożliwić łatwiejsze poznanie oraz sprawne zrozumienie nowych zasad - Ministerstwo przygotowało dedykowaną stronę, na której znajduje się m.in.: baza wiedzy na temat KSeF.
Na rynku funkcjonuje wiele komercyjnych systemów, które można wykorzystać do generowania, jak i wysyłki faktur. Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy wdrożenie kolejnego jest w ogóle potrzebne. Czy może Pani powiedzieć, jaki jest powód wprowadzenia tego rozwiązania w Polsce?
Jeśli nie wiadomo, o co chodzi, to z pewnością chodzi o… pieniądze. A mówiąc bardziej konkretnie - o uszczelnienie naszego krajowego systemu podatkowego.
Trzeba bowiem bardzo jasno zaznaczyć, że oprócz funkcjonalności związanych z przetwarzaniem czy przesyłaniem faktur, KSeF umożliwia także ich centralizację. Nie muszę chyba dodawać, że jest to znaczne ułatwienie dla wszystkich organów, które w naszym kraju zajmują się kontrolą skarbową i nie tylko.
Wiele przedsiębiorstw do prowadzenia księgowości, jak i szeroko pojętych rozliczeń finansowych (wynagrodzeń, podatków itp.), korzysta z usług zewnętrznych biur rachunkowych. Domyślamy się, że w przypadku wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur jest podobnie. Zatem, w jaki sposób biura księgowe (także Pani), mogą pomóc polskim firmom we wdrożeniach, a także dalszej obsłudze KSeF?
To fakt. Rosnący poziom komplikacji przepisów oraz złożoności procesów sprawia, że polscy przedsiębiorcy mogą mieć coraz większe problemy z zadbaniem o te obszary we własnym zakresie. Nie mogę wypowiadać się za wszystkie biura rachunkowe działające w Polsce. Dlatego podzielę się tym, w jaki sposób robi to WARIDO (firma, którą mam przyjemność reprezentować).
W ramach oferowanego przez nas wsparcia nasi klienci mogą liczyć na kompleksową obsługę we wszystkich niezbędnych etapach prac związanych z nowym systemem e-faktur.
- Po pierwsze - szczegółowo planujemy przeniesienie firmowych rozliczeń z dotychczasowych narzędzi, bezpośrednio do KSeF. Informujemy naszych klientów o dostępnej aktualizacji, tzw. „dodatku” dla ich oprogramowania, które muszą zakupić.
- Po drugie - podpowiadamy, a jeśli jest to potrzebne - również aktywnie wspieramy proces nadawania pełnomocnictw.
- Po trzecie - zajmujemy się regularnymi pracami, w ramach których klienci wysyłają swoje faktury do Krajowego Systemu e-Faktur, dokonują ich akceptacji, a my - odpowiadamy za księgowe rozliczenie.
Co więcej, w naszym biurze rachunkowym inwestujemy w procesy (tzw. workflow), które podnoszą efektywność i zapewniają bezpieczeństwo. Wykorzystujemy, dodatkowy etap akceptacji przeciwdziała niepożądanym sytuacjom, w których doszłoby do uwzględnienia faktury, której nie powinniśmy rozliczyć.
Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy? Kto i do jakiego terminu powinien wdrożyć Krajowy System e-Faktur w swojej firmie (samemu lub z pomocą biura rachunkowego)?
Co do dat obowiązywania nowych przepisów - muszę stwierdzić, że pierwszą styczność z Krajowym Systemem e-Faktur mamy już za sobą.
Początkowe akcje pilotażowe miały miejsce pod koniec 2021 roku. Następnie, od roku 2022 KSeF stał się rozwiązaniem dobrowolnym (czytaj: mogli z niego korzystać wszyscy chętni). Z kolei od 1 lipca 2024 roku ma zostać wdrożony w naszym kraju na dobre, a co za tym idzie - stać się systemem obowiązkowym, który obejmie przedsiębiorstwa będące tzw. VATowcami. W przypadku pozostałych firm (nie-vatowców) - obowiązek ten wejdzie w życie niespełna pół roku później, czyli 1 stycznia 2025 roku.
Po tych terminach Krajowy System e-Faktur pozostanie dobrowolny wyłącznie dla określonych grup zainteresowanych. Będą to zagraniczni podatnicy (bez stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w naszym kraju).
Czas trwania implementacji KSeF (a także związany z nimi koszt) zależy od kilku czynników, w tym: wielkości firmy oraz złożoności jej procesów. Inaczej wygląda to w odniesieniu do jednoosobowej działalności gospodarczej, a inaczej, jeśli mówimy o spółkach. To one decydują, czy całość ograniczy się do kilku tygodni, czy też zajmie nawet kilka miesięcy. Mimo tego, że na ten moment zostało jeszcze sporo czasu, jedno jest pewne - nie warto zostawiać tego na ostatnią chwilę.
Zapomnijmy na chwilę o kwestii dobrowolności i tym, że już wkrótce korzystanie z KSeF będzie w pełni obowiązkowe. Czy dostrzega Pani zalety tego systemu? Jeśli tak - jakie Pani zdaniem są największe korzyści płynące z jego użytkowania?
To prawda, brak dobrowolności sprawi, że niezależnie od tego, czy będzie nam się podobało, czy też nie - i tak będziemy musieli z niego korzystać. Jednak w mojej ocenie “nie taki diabeł straszny, jak go malują”.
Mimo że platforma zostanie nam niejako “narzucona” - wcale nie trzeba jej od razu przekreślać. Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur może przynieść bowiem kilka pożądanych korzyści. Osobiście uważam, że na największą uwagę zasługują takie, jak:
- Brak obowiązku przechowywania i archiwizacji wystawionych faktur. Firm, które “produkują” setki lub tysiące dokumentów miesięcznie już niedługo będą mogły odetchnąć z ulgą. Oznacza to dla nich nie tylko ułatwienia procesowe, ale przede wszystkim - realne oszczędności finansowe (wynikające zarówno z drukowania, jak i przechowywania dokumentacji w wydzielonych pomieszczeniach).
- Ułatwienia procesowe, czyli: wspomniane już faktury ustrukturyzowane, które ograniczają ryzyko popełnienia ewentualnych błędów.
- Skrócenie terminu zwrotu podatku VAT. Wdrożenie KSeF sprawi, że czas oczekiwania na zwrot VATu zostanie zmniejszony z 60 do zaledwie 40 dni. To dobra wiadomość praktycznie dla wszystkich przedsiębiorców. W szczególności odczują to małe i średnie firmy, dla których szybszy dostęp do gotówki będzie oznaczał znaczącą poprawę płynności finansowej.
Jak każda nowość (zwłaszcza w przepisach prawa) - ta zmiana rodzi uzasadnione obawy. Jednak z pewnością powoduje również wiele błędów. Czy dostrzega Pani jakieś typowe, które firmy popełniają podczas implementacji KSeF? Podzieli się Pani wskazówkami, “czy” oraz “jak” można ich uniknąć?
Nie ma sprawy, bardzo chętnie. Sama osobiście byłam świadkiem co najmniej kilku tego rodzaju sytuacji, jednak najbardziej w mojej pamięci utkwiły następujące:
W samym w procesie implementacji KSeF można popełnić dwa typowe błędy: przy w nadawaniu uprawnień oraz w wystawianiu i przesyłaniu faktur do KSeF. Dokumenty powinny trafiać do systemu w terminie rzeczywistym.
Muszę jasno zaznaczyć, że do dziś niewiele biur oraz firm korzysta z KSeF. Stąd moim zdaniem szereg błędów czy pytań pojawi się dopiero za kilka miesięcy.
Zakładam, że będą one związane z awariami, które spowodują m.in. brak możliwości wysyłki faktur do KSeF oraz trudności w wystawianiu korekt do faktur, które nie zostały wysłane do tego systemu.
W ten sposób wyczerpaliśmy listę naszych pytań i dotarliśmy do końca wywiadu. Bardzo dziękujemy, że poświęciła Pani swój czas na udzielenie tak interesujących i wyczerpujących odpowiedzi. Z naszej strony to już wszystko.
Ja również dziękuję za miłe słowa i jednocześnie chciałabym zachęcić do skorzystania z usług oferowanych przez nasze biuro rachunkowe Warido. Zapraszam do kontaktu.
