Rozmowę rekrutacyjną analizuje się najczęściej z perspektywy kandydata. W Internecie dostępne są liczne wskazówki odnośnie przygotowań do niej, prowadzenia rozmowy, odpowiedniego zachowania i reakcji. Patrzenie na to z punktu widzenia kandydata jest zrozumiałe. Przy założeniu, że jedyną osobą zainteresowaną zajęciem danej roli jest kandydat. W takiej sytuacji rola pracodawcy sprowadza się jedynie do oceny kompetencji, a następnie wyboru osoby najbardziej odpowiedniej dla danej pozycji.
Rynek pracy uległ zmianie. Nie pozwala już, aby tylko i wyłącznie kandydat był oceniamy. Kandydaci oczekują, że pracodawca, w trakcie rozmowy rekrutacyjnej, zachęci, ich do dołączenia do zespołu w danej firmie.
Poniższy artykuł na celu opisanie jak wygląda proces rekrutacyjny, w szczególności rozmowa rekrutacyjna, z perspektywy obu stron.
Na wstępie warto zauważyć, że z reguły w rekrutacji to pracodawca posiada przewagę.
Ponieważ posiada:
- doświadczenie,
- wiedzę,
- kompetencje,
- zasoby,
- oraz wsparcie innych pracowników, których praca wpływa na sukces rekrutacyjny.
Z kolei, kandydat, bierze udział w procesach rekrutacyjnych rzadko i niezbyt regularnie. Dodatkowo brakuje mu formalnego wsparcia instytucjonalnego i organizacyjnego. Zazwyczaj polega na swoim własnym doświadczeniu oraz zdobytej wiedzy, najczęściej pozyskanej w Internecie (czasem także w trakcie kursów). Nawet w sytuacji, gdy bierze udział w procesie rekrutacyjnym prowadzonym przez agencję rekrutacyjną, nie może oczekiwać znaczącego wsparcia ze strony rekrutera, czy head huntera.
Kompetencje hiring managera, head huntera i HR managera, w trakcie rozmowy rekrutacyjnej
Zauważyłem, że pracodawcy, pomimo posiadania różnych narzędzi, nie zawsze radzą sobie doskonale z przeprowadzaniem rozmów rekrutacyjnych. Skąd taka obserwacja? Wynika to z mojego doświadczenia w współpracy z klientami, z własnych doświadczeń w pracy w dziale HR oraz z kontaktów z kandydatami, którzy szukają mojego wsparcia w obszarze rekrutacji.
W procesie rekrutacyjnym biznes i dział HR są reprezentowane przez pracodawcę. W niektórych przypadkach do tego zespołu dołącza head hunter. Jakie kompetencje możemy oczekiwać od tych różnych podmiotów? Jakie są zasadnicze różnice między rolami head huntera, decydenta a rekrutera z działu HR?
Ich kompetencje można podzielić następująco:
Rekruter/HR – ma zdolność zadawania odpowiednich pytań w celu zdobycia informacji, często ma świadomość tego, czego poszukuje, lecz nie zawsze rozumie, czego dokładnie potrzebuje hiring manager.
Biznes/hiring manager – posiada świadomość tego, czego potrzebuje, choć nie zawsze potrafi jednoznacznie określić, czego dokładnie poszukuje. Często brakuje mu umiejętności dowiedzenia się, jakie pytania powinien postawić.
Head hunter – potrafi skutecznie zadawać pytania i znaleźć odpowiednich kandydatów, ale konieczne jest uzyskanie informacji o kontekście od klienta (aby dostarczyć kandydata, który idealnie wpisuje się w oczekiwania).
Z tego klarownego podziału kompetencji można wywnioskować, że obie strony procesu powinny w inny sposób przygotować się do rozmowy rekrutacyjnej. Ponadto, każda z osób musi w pełni wykonać swoją rolę, aby rozmowa rekrutacyjna była efektywna i profesjonalna.
Jak do rozmowy powinien przygotować się pracodawca?
Obszary, które warto uwzględnić podczas przygotowań do rozmowy, prezentują się w sposób następujący:
REKRUTER/HR
- Wyczerpujący opis organizacji
- Kontekst rekrutacji
- Zdefiniowanie oczekiwań wobec kandydatów
- Zrozumienie potrzeb biznesu i umiejscowienie ich w kontekście całej organizacji
BIZNES /HIRING MANAGER
- Precyzyjne określenie potrzeb
- Opracowane KPI
- Przygotowany opis zadań
Te trzy aspekty są szczególnie istotne dla kandydatów, którzy spodziewają się uzyskać te informacje podczas spotkania.
HEAD HUNTER
- Opis zadań
- Znajomość potrzeb biznesu
- Sprecyzowane oczekiwania wobec kandydatów
- KPI
- Kontekst rekrutacji
- Znajomość rynku i oczekiwań kandydatów
- Umieszczenie roli w konkretnej organizacji na tle rynku
Oczywiście, oprócz kwestii merytorycznych, ważne są również przygotowania do rozmowy na innych płaszczyznach:
- Organizacja i komunikacja – planowanie spotkań, zapraszanie kandydatów oraz wyjaśnianie kolejnych etapów procesu.
- Doprecyzowanie oczekiwań wobec kandydatów – informowanie, co kandydaci powinni przygotować i jak przedstawiać informacje.
-
Savoir vivre spotkań – głównie zadanie działu HR, polegające na przygotowaniu managerów do spotkań.
- Zagwarantowanie komfortu – odpowiednie warunki w sali, dostęp do wody i innych napojów.
- Zapewnienie anonimowości – z uwagi na to, że nie wszyscy chcą spotykać się w głównym biurze firmy.
- Dostarczenie narzędzi i standardów do spotkań wideo – aby wszyscy uczestnicy byli widoczni i aktywni podczas spotkania, eliminując konieczność ponownego umawiania kandydatów.
- Przygotowanie materiałów dotyczących roli i firmy – zaniedbywany czasem aspekt, który buduje zaangażowanie kandydatów i ułatwia komunikację.
- Przygotowanie kandydata – głównie zadanie head huntera (lub działu HR przy rekrutacjach wewnętrznych), obejmujące wyjaśnienie, kto będzie uczestnikiem, czego kandydat może się spodziewać oraz rodzaju pytań, które mogą być postawione podczas rozmowy.
Dbałość o staranne przygotowanie do spotkań i zapewnienie komfortu kandydatom przyczynia się do szybszego pozyskiwania wiarygodnych informacji o kandydatach oraz sprzyja szczerej rozmowie, zmniejszając poziom stresu.
Jak do rozmowy powinien się przygotować kandydat?
Dla kandydatów kluczowe podczas rozmowy kwalifikacyjnej jest umiejętne przekazanie istotnych informacji, które wpływają na zrozumienie ich zawodowego doświadczenia. Ważne jest, aby skoncentrować się na aspektach, które przekonają drugą stronę, że posiadamy poszukiwane przez nią doświadczenia i kompetencje.
Jako kandydaci, uczestnicząc w spotkaniu z potencjalnym pracodawcą, pełnimy również rolę oceniającą. Stąd istotne jest obserwowanie i ocenianie, na ile firma, która nas zatrudnia, jest atrakcyjna dla nas. Czy rzeczywiście jest to miejsce, w którym chcemy pracować i które spełnia nasze oczekiwania.
Merytoryczne przygotowanie się do rozmowy
- Zgromadź maksymalną ilość informacji o firmie – sprawdź jej stronę internetową, korzystaj z sieci kontaktów, a także zapytaj head huntera o dodatkowe szczegóły.
- Przemyśl, jakie przykłady z własnego doświadczenia mogą stanowić mocne argumenty potwierdzające, że jesteś poszukiwanym kandydatem.
- Zbierz dane dotyczące roli i obowiązków – skonsultuj opis stanowiska.
Jak mówić o swoim doświadczeniu?
- Posługuj się konkretnymi przykładami.
- Wyrażaj się jasno i zrozumiale.
- Pamiętaj, że żadne założenia nie są oczywiste, a schematy działania nie zawsze są jednoznaczne z tym, co obowiązuje na danym stanowisku.
- Nie zakładaj, że druga strona automatycznie zrozumie wszystkie aspekty twojej wypowiedzi.
- Skup się na tym, co istotne w kontekście konkretnej rekrutacji, pomijając wątki poboczne.
- Bądź aktywnym słuchaczem, obserwuj i dostosowuj się w trakcie rozmowy. Jeśli rozmówca wyraźnie interesuje się jakimś tematem – podążaj za nim.
Różnice między rozmową rekrutacyjną z head hunterem, a tymi z HR lub hiring managerem?
HR – potrafi zadawać pytania, które pozwalają uzyskać informacje, zwłaszcza w obszarze miękkim, takim jak kultura pracy, umiejętności menedżerskie czy zarządzanie zmianą. Jednak może mieć pewne trudności w posługiwaniu się specyficznym słownictwem i narzędziami merytorycznymi związanymi z danym stanowiskiem.
Head hunter – musi dokładnie zrozumieć potrzeby hiring managera (i to ustalić wcześniej). Często łączy rolę hiring managera i specjalisty ds. zasobów ludzkich. Aktywnie poszukuje informacji w obszarze merytorycznym, jednocześnie eksplorując obszary miękkie.
Hiring manager – rozumie, czego potrzebuje, ale nie zawsze jest w stanie skutecznie formułować odpowiednie pytania. Czasem może nie mieć wiedzy, jak uzyskać od kandydata informacje o jego konkretnych umiejętnościach.
Oczekiwania rekruterów (HR), head hunterzów i hiring managerów podczas rozmowy rekrutacyjnej
- Odpowiedzi na pytania i wyraźne wypowiedzi.
- Weryfikacji twoich doświadczeń – korzystaj z przykładów popartych faktami (liczbami, szacunkami, procentami).
- Argumentacji potwierdzającej, że jesteś odpowiednim kandydatem – dlatego tak istotne jest przygotowanie przykładów potwierdzających, że jesteś dobrze dopasowany do konkretnej roli.
- Zrozumienia, co robiłeś dotychczas i gdzie leży twoja ekspertyza – zdefiniuj i określ główne obszary, w których się specjalizujesz. Posłuż się konkretnymi przykładami.
Jeśli chodzi o ubiór i maniery, to:
Styl ubierania staje się coraz mniej formalny.
Jeśli świetnie się wyrażasz, wygląd nie jest (tak) istotny...
... jednak warto zadbać o schludny wygląd, a nawet lepszy.
Podsumowując
Każda rozmowa rekrutacyjna różni się od siebie, ale zawsze kluczowe jest posiadanie wiedzy na temat tego, co się mówi. To dotyczy zarówno osób reprezentujących organizację i poszukujących kandydatów, jak i samych kandydatów uczestniczących w danym procesie rekrutacyjnym.
