Zdrowie psychiczne pracowników stanowi obecnie jedno z ważniejszych wyzwań w obszarze zarządzania personelem i budowy kultury organizacyjnej. Wciąż lawinowo rośnie liczba zwolnień lekarskich wystawianych przez lekarzy, związanych z obniżoną kondycją psychiczną zatrudnionych. W 2023 roku do ZUS wpłynęło o 8,7 proc. więcej zwolnień lekarskich z powodu zaburzeń psychicznych i zaburzeń zachowania niż w 2022 roku. Wśród jednostek chorobowych będących główną przyczyną wystawiania tych zwolnień najczęściej wskazywaną była reakcja na ciężki stres i zaburzenia adaptacyjne. Znalazła się ona w 477,6 tys. zaświadczeń lekarskich na 8,86 mln dni absencji chorobowej (dane ZUS).
Pracodawcy starając się sprostać temu wyzwaniu, oferują pracownikom benefity obejmujące pakiety medyczne wzbogacone konsultacjami z psychologiem, czy nauką technik relaksacyjnych. Nie zawsze są one jednak skuteczne. Dbając o zdrowie psychiczne pracowników warto sięgać po rozwiązania, które wynikają z samego kodeksu pracy i nie wymagają szczególnego trybu ich wprowadzenia. Niezwykle skutecznym narzędziem okazuje się promowanie przez pracodawcę planowania i korzystania z przysługujących pracownikom urlopów.
Planowanie urlopów
Tworzenie plan urlopów już na początku roku sprzyja zarówno organizacji pracy w firmie, jak i regeneracji osób zatrudnionych. Konieczność ustalenia z wyprzedzeniem czasu wolnego zwiększa szanse na jego faktyczne wykorzystanie. Najbardziej skutecznym i pożądanym rozwiązaniem jest rozpisanie urlopu na cały rok na początku danego roku kalendarzowego uwzględniającego wszystkie przysługujące pracownikowi dni urlopu, w tym również nieprzedawnione dni urlopu zaległego (niewykorzystanego w latach ubiegłych). Zestawienie to nie będzie natomiast obejmować urlopu na żądanie – byłoby to sprzeczne z ideą takiego urlopu, bowiem o wykorzystaniu tych dni decyduje pracownik samodzielnie i zwykle w ostatniej chwili.
Nie ma przeszkód, aby plan obejmował tylko część przysługującego pracownikowi urlopu – np. 14 dni. Grafik wypoczynku może także powstać na część roku kalendarzowego – na pół roku, czy nawet kwartał w zależności od specyfiki działalności pracodawcy i wynikających z niej potrzeb. Krótsza perspektywa czasowa planu urlopów wskazana jest zwłaszcza w zakładach, w których występuje realne prawdopodobieństwo zmian terminów urlopów, np. ze względu na nieregularny czy trudny do przewidzenia tryb realizacji zamówień. Warto nadmienić, że przepisy kodeksu pracy nie wykluczają także stosowania planu urlopów jedynie dla określonych grup pracowników – np. tylko pracowników produkcji z wyłączeniem działów biurowych – np. administracji.
Możliwość, a czasem nawet obowiązek, sporządzania planu urlopów ma swoje źródło w kodeksie pracy. Zgodnie z przepisami, pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów ustalonym przez pracodawcę z uwzględnieniem wniosków pracowników i koniecznością zapewnienia normalnego toku pracy. W razie nieustalenia planu urlopów, termin urlopu ustala pracodawca po porozumieniu z pracownikiem.
Niezakłócony odpoczynek
Ustalenie planu urlopów nie zawsze jest konieczne – pracodawca może odstąpić od tego obowiązku, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę, dotyczy to także pracodawcy, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa. Jeśli brak jest planu urlopów pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem. Kodeks pracy nie określa, kiedy powinno dojść do porozumienia dotyczącego ustalenia terminu urlopu, zatem w tym zakresie istnieje pewna dowolność. Kluczowe jest, aby tak zaplanować okresy absencji, aby nieobecność pracownika nie dezorganizowała pracy, aby był zapewniony jej prawidłowy tok. Z tej przyczyny, zasadą powinno być ustalanie między współpracownikami możliwości zastępstw – tak aby żadne ważne dla pracodawcy tematy, nie pozostawały bez nadzoru. Warto, aby pracownik idąc na urlop wiedział, kto będzie nadzorował jego sprawy w trakcie nieobecności i komu przekazać otwarte projekty. Dzięki wdrożeniu takiego systemu osoba będąca na urlopie nie musi być aktywna w sprawach zawodowych, może zadbać o swój komfort, relaks i zdrowie. Wprowadzenie powyższych reguł, stanowić też będzie realizację powinności pracodawcy do organizacji pracy tak, aby pracownicy mogli korzystać z niezakłóconego odpoczynku w czasie urlopu wypoczynkowego. Obowiązek ten został omówiony przez Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 23 marca 2017 r.(sygn. I PK 130/16). Zgodnie z powołanym orzeczeniem, pracodawca nie może zobowiązać pracownika, aby ten pozostawał w gotowości do pracy w trakcie urlopu wypoczynkowego. Nie powinien też wymuszać na nim świadczenia pracy w czasie takiego urlopu. Stałoby to w sprzeczności z istotą urlopu, a więc czasem przeznaczonym na niezakłócony odpoczynek.
Najpierw urlopy zaległe
Ustalając zasady wykorzystania urlopu w danym roku warto pamiętać, aby pracownicy w pierwszej kolejności wykorzystywali urlopy zaległe. Zgodnie z art. 168 KP jeśli z jakichkolwiek względów pracownik nie wykorzysta urlopu w roku kalendarzowym, w którym uzyskał do niego prawo (przykładowo ze względu na przesunięcie urlopu na wniosek pracownika lub z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy czy z uwagi na przesunięcie urlopu, gdy pracownik nie może go rozpocząć w planowanym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy) powinien go wykorzystać najpóźniej do końca września następnego roku. Zasady określone w powyższej regulacji są zachowane, o ile urlop ten rozpoczął się nie później niż w ostatnim dniu września, w którym pracownik zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy miał wykonywać pracę. Warto przypomnieć, iż reguła dotycząca przeniesienia prawa do urlopu na kolejny rok, nie dotyczy urlopu na żądanie. Jeśli w danym roku pracownik nie wykorzysta dni urlopu na żądanie, jego uprawnienie do takiego urlopu w kolejnym roku się nie zwiększy. Wymiar tego urlopu zawsze wynosi 4 dni (przy czym nie jest to dodatkowy urlop, ale część urlopu z puli dni przysługującej danemu pracownikowi).
Zgoda pracodawcy na urlop
Rozpoczęcie urlopu przez pracownika musi być poprzedzone aktywnym działaniem pracodawcy polegającym na udzieleniu urlopu (pracodawca może wyrazić zgodę na urlop zarówno poprzez bezpośredni komunikat skierowany do pracownika, jak i przez dokonanie akceptacji w funkcjonującym u pracodawcy systemie). Istotne jest, że samo zawiadomienie pracodawcy o zamiarze wykorzystania urlopu nie jest podstawą do zwolnienia pracownika z obowiązku świadczenia pracy, a zatem rozpoczęcie korzystania z urlopu bez oczekiwania na decyzję pracodawcy nie usprawiedliwia nieobecności w pracy (powyższe zostało potwierdzone choćby w wyroku Sądu Najwyższego z dnia 16 września 2008 r. sygn. akt II PK 26/08). Samowolne rozpoczęcie urlopu przez pracownika (bez akceptacji pracodawcy) może być kwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i może skutkować rozwiązaniem umowy o pracę w trybie art. 52 Kodeksu pracy.
W tym miejscu warto podkreślić, iż sytuacja naruszenia przez pracodawcę obowiązku udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego za dany rok w najpóźniejszym ustawowym terminie, nie uprawnia pracownika do rozpoczęcia po tym terminie urlopu bez zgody pracodawcy. Przykładowo w wyroku z dnia 5 grudnia 2000 r. (sygn. akt I PKN 121/00) Sąd Najwyższy orzekł, iż udzielenie urlopu jest jednostronną czynnością pracodawcy zwalniającą pracownika z obowiązku świadczenia pracy i usprawiedliwiającą jego nieobecność w pracy. Przepisy nie przewidują możliwości zastąpienia jej żadnym oświadczeniem pracownika. Skoro pracownik sam sobie nie może skutecznie udzielić urlopu, zawiadomienie pracodawcy o rozpoczęciu urlopu nie stanowi podstawy do zwolnienia z obowiązku wykonywania pracy i nieusprawiedliwienia nieobecności w pracy.
Różne potrzeby urlopowe
Jak już wspomniałam, ustalając plan urlopów, pracodawca bierze pod uwagę konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Ważne jest także uwzględnienie, w miarę możliwości, terminów przedstawionych przez pracowników w ich wnioskach urlopowych. Zagadnieniem, które może wywoływać nieporozumienia jest udzielanie urlopu pracownikom będącym rodzicami dzieci szkolnych w okresach ferii lub wakacji szkolnych, zaś pozostałym zatrudnionym poza szczytowym sezonem urlopowym. Taka ewentualna praktyka musi być realizowana w sposób rozsądny, przemyślany, sprawiedliwy i obiektywny, aby pracownicy niebędący rodzicami, nie podnosili wobec zatrudniającego, zarzutu nieuprawnionego różnicowania sytuacji pracowników.
Przebywanie wszystkich lub znacznej liczby pracowników na urlopach w tym samym okresie, z oczywistych względów, mogłoby zagrażać działalności pracodawcy, z tej przyczyny pracodawca nie jest związany wnioskiem urlopowym pracownika. Możliwość odmowy udzielenia urlopu w okresie wnioskowanym przez pracownika (poza wyjątkowymi sytuacjami jak konieczność udzielenia urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim) jest uprawnieniem pracodawcy. Powyższe zostało potwierdzone w wyroku Sądu Najwyższego z dnia 16 grudnia 2008 r. (sygn. akt I PK 88/08), zgodnie z którym wniosek urlopowy pracownika jest brany przez pracodawcę pod uwagę, ale nie jest dla niego wiążący (z wyjątkami). Pracodawca może wniosek uwzględnić, jeżeli urlop we wskazanym czasie nie koliduje z koniecznością zapewnienia normalnego toku pracy. W tym znaczeniu realizacja prawa pracownika do wypoczynku jest korygowana potrzebami pracodawcy i koniecznością obecności pracownika w zakładzie pracy. Dodatkowo zgodnie z wyrokiem Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z dnia 17 kwietnia 2013 r. (sygn. akt III APa 3/13) odmowa pracodawcy udzielenia urlopu w terminie wnioskowanym przez pracownika nie wyczerpuje znamion mobbingu w rozumieniu art. 94(3) § 2 KP.
Podsumowując, tworzenie planu urlopów może mieć wiele pozytywnych aspektów dla obu stron stosunku pracy. Pracownik planując wypoczynek z wielomiesięcznym wyprzedzeniem może się dobrze do niego przygotować (ustalić termin dogodny dla partnera czy członków rodziny; zabezpieczyć środki finansowe na wyjazd), co niewątpliwie zwiększy szanse na nabranie sił i regenerację – czyli realizację podstawowych celów, którym służy ta przerwa w pracy. Pracodawca, który z wyprzedzeniem wie, kiedy i którzy pracownicy będą nieobecni, może zaplanować pracę i realizację poszczególnych zadań w taki sposób, aby absencja nie wpłynęła negatywnie na jego interesy. Dodatkowo brak dużej ilości urlopów zaległych ograniczy konieczność tworzenia rezerwy urlopowej (rezerwę powinno się utworzyć, jeżeli wartość niewykorzystanych urlopów jest znacząca i istotnie wpływa na rzetelność sprawozdania finansowego).
Autorka analizy: Katarzyna Witkowska-Pertkiewicz
