Pieniądze na bieżącą działalność, czyli zachowanie płynności finansowej, to wciąż problem wielu przedsiębiorstw, a niepewna sytuacja rynkowa wywołana pandemią jeszcze go zaostrzyła. Nawet ci, którzy działają na rynku kilka lat, mogą paść ofiarą niewypłacalnego kontrahenta lub zwykłego oszusta. Co można zrobić, aby zminimalizować ryzyko utraty pieniędzy? Poznaj niezawodne 5 sposobów!
Sposób 1: Weryfikuj kontrahentów
Sprawdzaj zawsze swoich klientów, zwłaszcza tych, którym udzielasz kredytu kupieckiego, czyli sprzedajesz z odroczonym terminem płatności. Sprawdzaj nawet tych, z którymi współpracujesz od 10 lat. Pandemia zachwiała wieloma biznesami.
Gdzie sprawdzać kontrahentów?
- W ogólnodostępnych rejestrach (CEIDG i KRS – czy firma o tym adresie w ogóle istnieje i kto ma prawo ją reprezentować oraz Biała Lista Podatników VAT – czy firma jest płatnikiem VAT).
- W Krajowym Rejestrze Długów i BIG Info Monitor (czy firma nie jest notorycznym dłużnikiem).
- W Monitorze Sądowym i Gospodarczym (w jakiej sytuacji była spółka w ostatnim roku).
- W wywiadowniach gospodarczych (wszystkie informacje o kontrahencie w jednym miejscu).
- Współpracując z firmą faktoringową (np. Bibby Financial Services), która oceni Twoich klientów zarówno krajowych, jak i zagranicznych pod kątem ich wypłacalności.
Szczególnie ostrożnie przyglądaj się nowym klientom zagranicznym. Jeśli pierwsze zamówienie od takiego klienta jest dla Twojej firmy ponadstandardowo duże, nie mów, że to „gwiazdka z nieba”. Na Gwiazdkę przyjdzie czas w grudniu, a teraz możesz paść łupem oszustów. Na wszelki wypadek przeczytaj nasz artykuł Szukasz kontaktów biznesowych podczas targów? Uważaj na oszustów!
Sposób 2: Sprawdzaj, czy masz pieniądze
Kontrola płynności finansowej to zadanie dla dyrektora finansowego lub głównego księgowego. Powinien na bieżąco analizować sytuację hurtowni, zarówno po stronie zobowiązań, czyli kosztów, jak i po stronie przychodów i majątku (aktywów). Właściwe zarządzanie płynnością finansową polega na tym, aby wpływy, czyli to, co firma zarobi na sprzedaży, zawsze pokrywały wydatki. W przypadku pogorszenia się sytuacji finansowej (np. konieczności poniesienia niespodziewanych wydatków na remonty i naprawy, lub braku płatności od klientów), firma może sprzedać niektóre elementy swojego majątku. Jeśli nie ma takiej możliwości, pozostaje dodatkowe źródło w postaci krótkoterminowych kredytów. Co ciekawe, nawet rentowne przedsiębiorstwo może mieć problem z regulowaniem bieżących zobowiązań, jeśli klienci nie płacą w terminie.
Jednym z narzędzi pomagającym w utrzymaniu płynności finansowej na optymalnym poziomie, jest faktoring. To rozwiązanie będzie idealne dla Twojej hurtowni, jeśli Twoi klienci wymagają długich terminów płatności, a jednocześnie musisz dokonywać stałych zakupów, realizować ratalne opłaty (np. leasingowe), czy podejmować inwestycje.
Sposób 3: Korzystaj z finansowania zewnętrznego
Najczęściej spotykaną formą finansowania zewnętrznego jest kredyt. Udzielają go banki i może być przeznaczony na bieżącą działalność (kredyt obrotowy) lub na inwestycje (kredyt inwestycyjny). Jeśli chcesz wnioskować o kredyt, musisz przygotować się na konieczność przedstawienia w banku określonych dokumentów, które potwierdzą zdolność kredytową Twojej firmy (np. księga przychodów i rozchodów, PIT za poprzedni rok). Firmy w trudnej sytuacji finansowej, np. mające zaległości podatkowe, czy generujące straty, nie otrzymają kredytu w banku. Trudności mogą mieć też młode firmy, działające na rynku krócej niż rok.
Inną formą finansowania zewnętrznego, szczególnie korzystną jeśli Twoja firma sprzedaje z odroczonym terminem płatności, jest faktoring. Dzięki współpracy z faktorem nie musisz czekać na gotówkę do terminu płatności wskazanego na fakturze (a w praktyce przeważnie dłużej – w Polsce wciąż częstym standardem są płatności po terminie). Pieniądze z faktoringu możesz uzyskać nawet jeśli Twoja firma działa na rynku od niedawna lub przejściowo jest w gorszej sytuacji finansowej, a Ty nie jesteś w stanie przedstawić zabezpieczeń.
Trzecią, bardzo popularną formą finansowania zewnętrznego, jest leasing. Warto z niego skorzystać w momencie zakupu samochodów, wózków widłowych, sprzętu komputerowego, a nawet nieruchomości. Zamiast kupować wszystko za gotówkę, przedsiębiorca płaci comiesięczne raty leasingowe i dodatkowo optymalizuje płacone podatki.
Sposób 4: „Odmrażanie” faktur, czyli faktoring
Czy wiesz, że faktury, które wystawiasz klientom, mogą przynieść Ci pieniądze szybciej niż w terminie płatności? Tak właśnie działa faktoring! Możesz z niego skorzystać zawsze, kiedy nie chcesz podejmować dłuższych zobowiązań i zadłużać się w banku. Faktoring gwarantuje nie tylko uwolnienie środków „zamrożonych” w fakturach, ale również regularny, systematyczny nadzór nad kontrahentami, a także możliwość przejęcia ryzyka niewypłacalności kontrahenta (tzw. faktoring pełny) i administrowania należnościami.
Obecnie na znaczeniu zyskuje rozwojowy aspekt faktoringu – dzięki gotówce Twoja firma może udzielić lepszych warunków płatności nowo pozyskanym klientom i wynegocjować niższe ceny u dostawców. O skuteczności faktoringu przekonują się również eksporterzy – ponieważ faktor ma większe możliwości radzenia sobie ze stroną prawną i techniczną dochodzenia należności na terytorium innego kraju.
Sposób 5: Automatyzacja pracy księgowości
Rozwijająca swój biznes hurtownia niemal co tydzień podpisuje kilkadziesiąt umów z nowymi odbiorcami i wystawia niezliczone faktury, często na stosunkowo niskie kwoty (kilkaset złotych). Taka firma do niedawna miała problem z uzyskaniem finansowania w formie tradycyjnego faktoringu. Zgłaszanie faktur do finansowania było bardzo pracochłonne, wiązało się z koniecznością skanowania poszczególnych dokumentów i wysyłania ich do faktora. A i tak można było liczyć na obsługę tylko największych kontrahentów, którzy zazwyczaj stanowili znikomą część portfela. Wszystko zmieniło się wraz z wprowadzeniem na rynek nowej usługi Bibby Financial Services: faktoringu masowego.
Bibby Financial Services to niezależna firma faktoringowa działająca na polskim rynku blisko 20 lat. We współpracy z kilkoma zdeterminowanymi klientami, którzy nie chcieli dłużej godzić się na masę pracy i tony papierów związanych z faktoringiem, stworzyła innowacyjne rozwiązanie. Faktoring masowy opiera się na automatycznej analizie i obsłudze dużej ilości danych. I to całkowicie bezdokumentowo!
Główną zaletą faktoringu masowego Bibby Financial Services jest automatyzacja. Firma przekazuje swoje faktury przy pomocy jednego pliku, wygenerowanego z systemu księgowego, wprost do faktora. Usługa ma charakter bezdokumentowy, nie są potrzebne kopie faktur ani dokumenty WZ. Koniec skanowania! Firma nie musi już tworzyć stanowiska tylko do obsługi relacji z faktorem. To, co kiedyś zajmowało całe dnie pracy, teraz dzieje się w ciągu 2-3 godzin, raz na tydzień. To wielka oszczędność czasu i pieniędzy.
Bibby Financial Services zautomatyzowało również proces zawiadamiania o cesji wierzytelności na rzecz firmy faktoringowej. Każdy klient hurtowni otrzyma odpowiednią informację o rachunku, na który powinien zapłacić. Jest to więc faktoring jawny.
- Nasi klienci korzystający z faktoringu masowego przekazują do finansowania ponad tysiąc faktur miesięcznie – mówi Tomasz Rodak, dyrektor sprzedaży w Bibby Financial Services. – Dzięki zgłaszaniu online nowych odbiorców, wszystkich faktur i korekt, uzyskują znaczną oszczędność czasu. Obserwujemy, jak wielki potencjał wzrostu uruchamia faktoring masowy. Jeden z naszych klientów na przestrzeni roku zwiększył swój limit finansowania dziesięciokrotnie! Zaczynał od limitu 1 mln zł, a teraz ma 10 mln zł! To pokazuje, jak rośnie biznes, kiedy firma ma zapewnione stabilne i przewidywalne finansowanie.
W okresie takich turbulencji rynkowych, jakie zafundowała wszystkim branżom, nie tylko hurtowej, pandemia, stały dostęp do pieniędzy na bieżącą działalność jest szczególnie ważny. Żadne publiczne programy pomocowe nie są w stanie zastąpić regularnego spływu płatności od klientów. Właśnie teraz warto wypróbować faktoring.
Bibby Financial Services wyszło do nas z propozycją produktu, który od razu został dynamicznie wdrożony. Zalewnie po wymianie 3 raportów udało się poukładać współpracę, dzięki czemu środki na nasze konto są przelewane praktycznie bezosobowo. W tym momencie absorbuje to moją administrację w wymiarze jednej osoby, która poświęca na faktoring około 3 godziny w tygodniu. Tym Bibby Financial Services wygrało z innymi instytucjami finansowymi - mówi Bartosz Banyś, Wiceprezes Zarządu BanFood, dużej hurtowni spożywczej obsługującej branże HoReCa.
