Co to jest faktura ustrukturyzowana?
Faktura ustrukturyzowana (lub: u-faktura albo faktura strukturyzowana) to rodzaj faktury elektronicznej dokumentującej sprzedaż towaru albo usługi. Ma ona postać wyłącznie cyfrową, wystawiana jest według odgórnie narzuconej struktury logicznej oraz zgodnie z ujednoliconymi i warunkowanymi przepisami zasadami opisu. Faktur ustrukturyzowane mogą być wystawiane tylko za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), czyli specjalnej rządowej platformy, która centralizuje i standaryzuje powszechny obieg faktur w Polsce.
Faktura ustrukturyzowana różni się od faktur tradycyjnych formatem, sposobem przetwarzania oraz przechowywania. W odróżnieniu od dokumentów tradycyjnych, które mogą być wystawiane jako PDF, DOCX czy w formie fizycznej, u-faktura jest formatem elektronicznym, zapisanym w formacie XML. Umożliwia on łatwą automatyzację i przetwarzanie danych, co jest trudne lub niemożliwe w przypadku faktur tradycyjnych. Faktury ustrukturyzowane nie są przechowywane lokalnie, ale w KSeF, przez co mają do nich wgląd organy rządowe oraz wszystkie strony transakcji. Aby urząd uznał fakturę za prawidłową, musi ona zostać wypełniona według wzoru i zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi.
Zmiany od 2021
Prace związane z fakturami ustrukturyzowanymi rozpoczęły się w październiku 2021 roku, gdy Ministerstwo Finansów zainicjowało działania pilotażowe KSeF z udziałem podatników. Resort upublicznił strukturę logiczną u-faktury FA(2), narzędzia informatyczne oraz gromadził dane związane z użytkowaniem nowej platformy.
W 2022 roku faktury ustrukturyzowane stały się jedną z fakultatywnych form dokumentowania transakcji. Nie zastąpiły innych faktur, stąd zainteresowani przedsiębiorcy mogli je wystawiać obok faktur elektronicznych oraz papierowych.
Zgodnie z zapowiedziami resortu finansów obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF miał nastąpić 1 stycznia 2024 roku.
Obowiązkowe faktury ustrukturyzowane – konsekwencje i korzyści
Od stycznia 2025 roku podatnikom, którzy nie przestrzegają nowych przepisów i terminów, grozić będą kary finansowe:
· 100 proc. podatku VAT z faktury,
· 18,7 proc. kwoty brutto wykazanej należności dla zwolnionych z VAT.
Sankcje mogą zostać nałożone na podatników, którzy nie wystawią faktury w KSeF lub zrobią to poza obowiązującym terminem, wystawią nieprawidłowy dokument podczas awarii lub offline lub nie prześlą systemu faktur stworzonych w trakcie awarii lub offline. Warto wiedzieć, że KSeF bierze tutaj pod uwagę nie datę wystawienia faktury, ale datę jej przesłania do systemu.
Korzyści z powszechnego obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych
Obowiązek KSeF to nie tylko wyzwania i zmiany, ale także profity. Wśród istotnych korzyści dla podmiotów wystawiających faktury ustrukturyzowane warto wymienić:
· upłynnienie obiegu dokumentów w firmie,
· ujednolicenie wzoru faktur i łatwość w ich przetwarzaniu,
· zwrot VAT w terminie 40 dni, a nie 60 dni,
· automatyzacja: szybsze wystawianie, wysyłanie czy księgowanie,
· oszczędność czasu i kosztów związanych z manualnym przetwarzaniem faktur,
· redukcja błędów w procesach księgowych,
· minimalizacja ryzyka utraty albo zniszczenia faktury,
· poprawa bezpieczeństwa danych,
· transparentność procesów sprzedażowych,
· łatwy, szybki dostęp i archiwizacja,
· oszczędność papieru,
· skuteczniejsze zapobieganie oszustwom,
· większe możliwości zakupowe na terenie Unii Europejskiej.
Faktura ustrukturyzowana: wzór
· obligatoryjny (obowiązkowy)
· opcjonalny; wypełnienie nie jest wymagane dla poprawności semantycznej, ale staje się obowiązkowe, o ile zostanie spełniony jakiś warunek (pole otwiera się za sprawą innego wypełnionego pola)
· fakultatywny; niewymagany dla poprawności semantycznej ani przepisów ustawy, ale może być obowiązkowe na podstawie przepisów innych aktów prawnych.
Zasadniczo pod względem wymaganych informacji e-faktura ustrukturyzowana nie różni się od papierowej faktury VAT. Kluczowymi elementami, jakie powinny się na niej znaleźć, są: numer faktury, data wystawienia, rodzaj transakcji oraz informacje o stronach transakcji wraz z jej kwotą. Główny schemat strukturalny faktury ustrukturyzowanej zawiera:
· Nagłówek – dane dotyczące daty i czasu wytworzenia faktury oraz nazwy systemu teleinformatycznego, z którego korzysta podatnik;
· Podmiot1 – informacje, które charakteryzują podatnika (sprzedawcę);
· Podmiot2 – informacje, które charakteryzują nabywcę towaru lub usługi;
· Podmiot3 – dane podmiotu/-ów trzeciego/-ich (innego/-ych niż sprzedawca (Podmiot1) i nabywca wymieniony w części Podmiot2), związanego/-ych z fakturą [element fakultatywny]. Maksymalna ilość wystąpień: 100;
· PodmiotUpowazniony – informacje, które charakteryzują podmiot upoważniony związany z fakturą [element opcjonalny]
· Fa – szczegółowe informacje dotyczące transakcji dokumentowanej fakturą. W szczególności są to elementy faktury wynikające z treści obowiązujących przepisów, jak również elementy dotyczące m.in. rozliczenia, płatności oraz warunków transakcji;
· Stopka – pozostałe informacje na fakturze. m.in. stopkę faktury, numer KRS, REGON [element fakultatywny]
Szczegółowy opis faktury ustrukturyzowanej wraz z omówieniem dostępny jest w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych.
Implementacja faktur ustrukturyzowanych: wskazówki i wytyczne
Jeśli nie wystawiasz jeszcze faktur ustrukturyzowanych, to warto już teraz się do tego przygotować. Pozwoli Ci się to sprawniej przygotować na obowiązkowy KSeF oraz uniknąc sytuacji, w której 1 lipca 2024 roku (lub 1 stycznia 2025) coś działa niesprawnie, a Ty narażony jesteś na sankcje. Czym absolutnie trzeba się zająć?
Po pierwsze: zidentyfikuj firmowe zaplecze techniczne. Sprawdź, czy Twoje oprogramowanie da się zintegrować z KSeF. Jeśli tak – skontaktuj się z dostawcą i zapytaj o szczegóły, jeśli nie – zaopatrz się w system, który umożliwi Ci sprawną i płynną integrację. Najlepszym sposobem będzie integracja KSeF za pomocą EDI, czyli systemu elektronicznej wymiany dokumentów, np. Infinite EDI. Platforma umożliwia nie tylko skuteczną integrację z rządowym systemem fakturowania, ale pozwala na cyfryzację wszystkich firmowych procesów. Dzięki temu stają się one bardziej zautomatyzowane, wygodniejsze i efektywniejsze.
Po drugie: zweryfikuj kompetencje swojego zespołu. Sprawdź, w jakim stopniu jest on przygotowany do korzystania z faktur ustrukturyzowanych oraz firmowego oprogramowania. Stwórz zespół odpowiedzialny za wdrożenie KSeF, a także zaplanuj niezbędne szkolenia. Wszystko to będzie kluczowe, by odpowiednio przygotować firmę na fakturową rewolucję.
