Potwierdzenie ostatecznego terminu wprowadzenia obowiązkowego e-fakturowania przez KSeF pojawiło się w połowie marca 2023 r. wraz z najnowszą propozycją zmian w przepisach podatkowych. Zgodnie z projektem ustawy oraz zapowiedziami Ministerstwa, obowiązek fakturowania przez KSeF zostanie wprowadzony od 1 lipca 2024. Ustawa odnosząca się do okresu obowiązkowego e-fakturowania ma zostać opublikowana w trzecim kwartale 2023, wcześniej spodziewana jest finalna wersja schemy XML (opisującej zakres danych przekazywanych na e-fakturze).
Nowe regulacje obejmują nie tylko polskich podatników
Podmiotami objętymi obowiązkiem wystawiania e-faktur przez KSeF, poza polskimi podatnikami VAT, mają być także zagraniczni podatnicy, posiadający stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej (dla celów rozliczeń VAT) na terytorium Polski.
– Obecny model fakturowania opierający się na dwustronnej komunikacji między wystawcą a odbiorcą faktury zasadniczo we wszystkich przypadkach zostanie uzupełniony o elektronicznego pośrednika - KSeF, który będzie pośredniczył w wystawianiu i przesyłaniu faktur co do zasady między podatnikami krajowymi. W przypadku faktur wystawianych na rzecz podmiotów nieobjętych obowiązkowym KSeF, wystawca będzie zobowiązany do przekazywania ich w uzgodniony z odbiorcą sposób, np. jako załącznik do maila – wyjaśnia Marcin Sidelnik, partner w PwC Polska.
Dodaje, że doświadczenia z wprowadzenia JPK przyzwyczaiły polskich przedsiębiorców do raportowania danych do organów podatkowych dopiero po dokonaniu transakcji, w oparciu o dokumenty przetworzone wcześniej w systemach źródłowych oraz z możliwością ich poprawy lub uzupełnienia. Obowiązkowe e-fakturowanie diametralnie zmienia te założenia, wymagając wystawiania i jednoczesnego przetwarzania w KSeF faktur zasadniczo w czasie rzeczywistym.
Jak zauważa partner w PwC Polska, zbliżający się termin wprowadzenia obowiązkowego KSeF wymaga odpowiedniego przygotowania organizacji do daleko idących zmian związanych z wystawianiem faktur sprzedażowych i przetwarzaniem faktur zakupowych otrzymanych od kontrahentów, jak również zgodnie z planowanymi zmianami również w zakresie realizacji płatności.
Zmiany te nie dotyczą tylko technologii, ale powinny objąć również kwestie procesowe, organizacyjne i prawne w organizacji. Nie trzeba zatem przekonywać, że tak szeroki zakres zmian niesie ze sobą szereg nowych wyzwań dla podatników objętych obowiązkiem e-fakturowania. W ocenie ekspertów PwC jedne z najważniejszych, aczkolwiek nie wszystkie, to:
Wyzwanie nr 1: mapowanie danych do faktury ustrukturyzowanej.
Istotne jest dokonanie weryfikacji obecnie wystawianych faktur względem wymogów nowego systemu, który rozszerza technicznie zakres danych wymaganych na fakturze poza obowiązkową listę pozycji znaną podatnikom z art. 106e ustawy o VAT.
– Wystawienie poprawnej e-faktury to, zwłaszcza w dużych firmach, konieczność pobrania danych z kilku modułów lub odrębnych systemów, np. księgowego, billingowego, logistycznego, CRM etc. Na ten splot systemów i połączeń między nimi nakłada się rozwiązanie do obsługi e-faktur, które z tych systemów powinno pobierać dane na potrzeby generowania projektu faktury w XML do wysyłki do KSeF – komentuje Magdalena Brzuszczyńska, dyrektorka w PwC Polska.
Zwraca uwagę, że przykładowo schema faktury ustrukturyzowanej zawiera dodatkowe pola obowiązkowe np. DataWytworzeniaFa, RodzajFaktury, adnotacje dotyczące rodzaju transakcji (np. samofakturowanie, odwrotne obciążenie) jako pola obecne na fakturze niezależnie od tego czy mają zastosowanie w danym przypadku. Co więcej, w przypadku faktur korygujących obowiązkowo należy zawrzeć na fakturze: numery KSeF faktur pierwotnych, o ile były one wystawione w KSeF a dla faktur finalnych również numery KSeF faktur zaliczkowych wystawionych wcześniej zgodnie z przepisem zaproponowanym w projekcie obligatoryjnego KSeF.
Kluczowe jest również odpowiednie zmapowanie informacji biznesowych do struktury nowej faktury, tak by zostały one umieszczone w takich polach, które zostaną odpowiednio odczytane przez odbiorcę dokumentu. Ujęcie ich w polach, dla których logika schemy przewiduje inny rodzaj informacji, może spowodować, że zostaną zinterpretowane przez nabywcę niezgodnie z intencją (np. umieszczenie dodatkowych informacji na poziomie linii zamiast na poziomie nagłówka).
W przypadku zastosowania załączników należy liczyć się z ich odrębnym obiegiem lub ewentualnie umieszczeniem linku do takich informacji w odpowiednim polu schemy.
Wyzwanie nr 2: obsługa faktur korygujących
Jak wskazano już wyżej, faktury korygujące wystawiane w KSeF będą posiadały nieco szerszy zakres wymaganych danych niż faktury innego typu. Z punktu widzenia dostosowania obecnie funkcjonujących systemów finansowo-księgowych do obsługi nowego modelu fakturowania najistotniejsza wydaje się konieczność wskazywania danych wszystkich faktur pierwotnych podlegających korekcie - daty wystawienia, numeru faktury, a w przypadku faktur ustrukturyzowanych także numeru KSeF. Powoduje to konieczność przechowywania i przetwarzania numerów KSeF wystawianych faktur w systemach IT podatników.
Wyzwanie nr 3: wymagania techniczne integracji z KSeF i postępowanie w razie awarii systemu
Ministerstwo Finansów udostępniło specjalny serwis, za pomocą którego będzie odbywać się wysyłka eFaktur. Z serwisem ministerialnym przedsiębiorcy muszą integrować się za pomocą dedykowanego API, którego techniczne aspekty warto poznać pod kątem ustawienia procesu wystawiania, wysyłki i odbioru dokumentów. W szczególności, ponieważ proces zakłada wysyłkę faktur w formacie XML, które mogą być wysyłane pojedynczo lub w paczkach, warto wiedzieć, jakie maksymalne rozmiary mogą osiągać odpowiednio pojedyncza faktura w sesji interaktywnej lub cała paczka oraz który sposób integracji (wysyłka wsadowa lub interaktywna) będzie korzystniejszy z uwagi na specyfikę i wolumen wystawianych faktur u danego podatnika.
– W tym kontekście warto poruszyć także kwestię postępowania przy braku dostępności systemu KSeF, szczegółowo opisaną w projekcie ustawy opublikowanej w marcu przez Ministerstwo – wskazuje Marcin Sidelnik.
I dodaje: – Informacja o awarii systemu ma być odpowiednio komunikowana - w BIP Ministerstwa oraz za pomocą niezależnego interfejsu. W okresie awarii podatnicy mają wystawiać e-faktury zgodne ze schemą, ale z pominięciem wysyłki do KSeF i przekazywać je do odbiorców. Za datę wystawienia takich e-faktur będzie uznawana data podana w polu P_1. Po zakończeniu awarii będą oni mieli 7 dni na przesłanie faktur wystawionych w taki sposób do KSeF, w przeciwnym razie będą mogli narazić się na karę pieniężną (od stycznia 2025).
Narzędzie powinno sprawdzać dostępność systemu oraz, w razie awarii, komunikować podatnikowi brak możliwości wysyłki dokumentów przez KSeF. W trakcie awarii narzędzie powinno kierować wystawione faktury sprzedaży obiegiem “tradycyjnym” a w momencie ponownego uruchomienia KSeF przesłać wszystkie faktury z okresu awarii do KSeF.
Wyzwanie nr 4: obsługa e-faktur zakupowych w systemach finansowo - księgowych
Ministerstwo Finansów potwierdziło, że system KSeF nie będzie wysyłał podatnikom notyfikacji o e-fakturach gotowych do pobrania. Pobieranie faktur z KSeF będzie realizowane bezpośrednio przez podatnika, co w przypadku dużego wolumenu dokumentów może być uciążliwe. Można spodziewać się, że standardem rynkowym oczekiwanym od oprogramowania obsługującego KSeF stanie się automatyzacja tego procesu, poprzez odpytywanie KSeF, a w przypadku pojawienia się nowych faktur na koncie podatnika, pobieranie do systemów typu workflow lub bezpośrednio do systemów finansowo-księgowych.
– W związku ze wspomnianym powyżej procesem pobierania faktur ustrukturyzowanych z KSeF pojawią się zupełnie nowe wyzwania w obszarze przykładowo tzw. rozliczeń pracowniczych. Faktury związane z wydatkami pracowniczymi zostaną przeprocesowane w ten sam sposób przez KSeF jak reszta faktur. Spółka, dokonując rozliczenia wydatków pracowniczych, nie będzie miała co do zasady możliwości zidentyfikowania faktur wystawionych na rzecz konkretnego pracownika, co istotnie utrudni przeprowadzenie rozliczeń – tłumaczy Magdalena Brzuszczyńska.
– Można przypuszczać, że w okresie obowiązkowego stosowania KSeF wykształci się nowa praktyka rynkowa uwzględniająca nowe wymagania techniczne, np. rozpoznanie faktury dotyczącej konkretnego pracownika na podstawie jego adresu e-mail lub telefonu podanego w dedykowanych polach schemy XML lub prowadzenie zewnętrznej ewidencji faktur pracowniczych – zaznacza.
Wyzwanie nr 5: bezpieczeństwo przechowywania danych/wydajność infrastruktury podatnika
Istotne jest, aby wybrane narzędzie do obsługi KSeF gwarantowało bezpieczeństwo danych. Warto rozważyć zarówno rozwiązania instalowane na własnych serwerach i środowisku, jak również rozwiązania oparte o chmurę (cloud), która może być lepiej zabezpieczona, wydajniejsza, a na pewno prostsza w utrzymaniu niż infrastruktura techniczna zarządzana bezpośrednio przez podatnika.
W przypadku dużych wolumenów danych kluczowa jest wydajność rozwiązania do przetwarzania danych do i z KSeF. Odpowiednio przygotowane pod tym kątem rozwiązanie zapewni ciągłość i terminowość procesu wystawiania i odbierania faktur, co jest istotne z uwagi na płynność finansową podatników, zobowiązania umowne czy datę wystawienia zdefiniowaną jako data wysłania do KSeF a nie data wytworzenia faktury w systemie źródłowym.
W szczególności newralgiczny będzie moment wysyłki nagromadzonych w trakcie awarii KSeF faktur, gdzie kumulacja wolumenów może grozić niewywiązaniem się z obowiązku przesłania ich do KSeF w ciągu 7 dni.
Wyzwanie nr 6: wskazanie numeru KSeF w tytule przelewu
Obecnie podatnicy dokonujący płatności w ramach mechanizmu split payment mają obowiązek wskazania w komunikacie przelewu numeru faktury, której dotyczy dokonywana płatność. Zasadniczo numer faktury jest generowany przez system finansowo-księgowy podatnika. W związku z wprowadzeniem KSeF obowiązek ten zostanie zmodyfikowany. Od momentu wejścia w życie obligatoryjnego KSeF czyli od 1 lipca 2024 podatnicy dokonujący płatności w mechanizmie split payment będą podawać w komunikacie przelewu numer KSeF faktury lub identyfikator zbiorczy wygenerowany dla kilku faktur nadany przez KSeF.
Ponadto od 1 stycznia 2025 obowiązek ten obejmie nie tylko płatności w mechanizmie split payment, ale zostanie rozszerzony na wszystkie płatności za transakcje dokonywane pomiędzy czynnymi podatnikami VAT. To powoduje, że konieczne jest zbudowanie w ramach realizacji płatności specjalnej logiki w tym zakresie.
– Najbardziej problematyczne wydaje się pobieranie informacji o identyfikatorze zbiorczym z KSeF w momencie przygotowywania płatności zbiorczej. W tego rodzaju przypadkach przy przygotowywaniu paczki przelewów możliwe będzie wygenerowanie odpowiedniego identyfikatora poprzez wysłanie odpowiedniego zapytania poprzez API do KSeF tak, by umieścić go w tytule przelewu. Zatem, przygotowanie paczki przelewów stanie się procesem bardziej rozciągniętym w czasie i zależnym od informacji zwrotnej z KSeF – ocenia Marcin Sidelnik.
Wskazuje on, że w zakresie płatności przychodzących wyzwanie dotyczy sposobu łączenia wpłat z dokumentami w systemie - konieczne będzie łączenie ich po numerze KSeF lub identyfikatorze zbiorczym, a nie jak dotychczas po numerze "tradycyjnym" faktury czy numerze zamówienia.
Wprowadzenie obowiązku e-fakturowania przez KSeF nie bez przyczyny jest nazywane rewolucją. Istotność procesu wystawiania i odbioru faktur, jak również realizacja płatności to jedne z kluczowych procesów w organizacji. Przygotowanie się do nowych obowiązków to konieczność zaangażowania szerokiego personelu organizacji do projektu wdrożeniowego, przeprowadzenie kompleksowych analiz w zakresie procesów biznesowych i finansowych, na które rzutuje KSeF oraz ingerencja w obecną architekturę systemów.
W celu sprawnej i właściwej analizy obsługi nowych wymogów warto w pierwszej kolejności rozważyć skorzystanie z pomocy eksperta z odpowiednią wiedzą techniczną i dużym doświadczeniem w digitalizacji podatków jak i procesów finansowo-księgowych. Pozwoli to na wybór właściwego narzędzia: wykorzystanie możliwości, które proponuje dostawca ERP, zakup dodatkowego dedykowanego do własnego systemu ERP oprogramowania, czy wdrożenie niezależnego rozwiązania typu stand-alone. Oprogramowania w takim samym stopniu uwzględniającego techniczne, jak i podatkowe aspekty procesów e-fakturowania.
Zapisz się na newsletter PwC Retail Platform, aby na bieżąco dostawać najważniejsze analizy z sektora handlu detalicznego i dóbr konsumpcyjnych!
