Ostatnia noc sylwestrowa rozpoczęła się dla niektórych już we wrześniu ubiegłego roku. Tyle bowiem czasu zajęły przygotowania dużych sieci handlowych i firm informatycznych do wprowadzenia w nocy z 31 grudnia na 1 stycznia nowych stawek podatku VAT.

W przypadku wielkich sieci handlowych przeprowadzenie zmiany stawek VAT przy dużych ograniczeniach czasowych było operacją niezwykle skomplikowaną. Głównie dlatego, że dotyczyło ono nie tylko samych drukarek fiskalnych, ale także systemów kasowych, backoffice’owych, finansowo-księgowych i analitycznych. Jednak w całej operacji największym wyzwaniem dla dostawcy oprogramowania było przewidzieć nieprzewidywalne – uważa Mirosław Bartoszek, wiceprezes firmy Upos z Grupy Informatycznej ExOrigo-Upos, świadczącej usługi dla blisko 12 000 stanowisk kasowych w prawie 4000 sklepów – w takich sieciach, jak Żabka, Carrefour, Tesco, Auchan czy Castorama. Przy tak wielkiej skali działania, nieodzowne było opracowanie oprogramowania umożliwiającego w pełni zdalne wprowadzenie nowych stawek VAT do systemów komputerowych poszczególnych sieci.

Przewidzieć nieprzewidywalne

– Biorąc pod uwagę poziom informatyzacji Tesco, większość operacji zmiany stawek VAT została przygotowana jako gotowe paczki oprogramowania, niemniej jednak ryzyko błędu, a więc i jego skutków, ocenialiśmy jako wysokie. W najgorszym możliwym scenariuszu groziło nam wstrzymanie handlu dla części lub całości asortymentu. Główny powód to oczywiście wolumen danych, jaki musiał zostać zaktualizowany oraz konieczność ingerencji w poszczególne urządzenia fiskalne, celem wprowadzenia odpowiednich modyfikacji – mówi Andrzej Kozdra, szef IT Tesco Polska.
W Tesco chcieli mieć pewność, że klienci, którzy odwiedzą sklepy 2 stycznia, nie zauważą żadnych zmian i bez problemu zrobią zakupy. Dlatego zespół projektowy do pracy nad tą operacją został powołany zaraz po pojawieniu się pierwszych informacji o planowanych zmianach. W połowie listopada Tesco gotowe było do rozpoczęcia testów celem weryfikacji poprawności działania poszczególnych elementów infrastruktury informatycznej. Ważnym elementem było również odpowiednio wczesne zapewnienie dostępności zespołów (zarówno po stronie operacji sklepowych, jak i partnerów serwisowych) w noc sylwestrową oraz pierwszy dzień nowego roku.
Zmiana dotyczyła głównie systemów zarządzania bazą produktową czy systemów finansowych dla zapewnienia poprawności rozliczeń na przełomie roku. Kolejny ważny obszar to sama końcówka łańcucha systemów sklepowych czyli kasy rejestrujące sprzedaż, których integralną częścią są drukarki fiskalne. Dla przykładu, w przypadku drukarek fiskalnych mówimy tu o ponad 4000 urządzeń. – Cała operacja przebiegła sprawnie, a zdobyte doświadczenia będą pomocne przy podobnego rodzaju projektach w przyszłości – podsumowuje Andrzej Kozdra.

Zmiana VAT bez zmiany cen

W Auchan przygotowania do wprowadzenia nowych stawek VAT rozpoczęto już we wrześniu ubiegłego roku, co nie powinno dziwić, gdyż mówimy przecież o 26 sklepach, 18 stacjach paliw i ponad 1000 stanowiskach kasowych. System informatyczny tak dużej sieci handlowej, dodatkowo powiązanej z francuską centralą, w sytuacji modyfikacji stawek VAT wymaga precyzyjnej koordynacji zmian w oprogramowaniu obsługującym bardzo różne działy firmy – od księgowości poczynając, poprzez logistykę, czy dział zamówień, kończąc na funkcjonowaniu poszczególnych sklepów i działających w nich stref kasowych. – I dlatego o nasze przygotowania musieliśmy zacząć tak wcześnie, chociaż pierwsze poważniejsze pytania pojawiły się wraz z uchwaleniem ustawy. Trzeba było bowiem przeprowadzić prawidłową jej interpretację związaną z przyporządkowaniem poszczególnych grup asortymentowych do PKWiU i związanych z tą klasyfikacją nowych stawek VAT. Na przykład stawka VAT na kawę rozpuszczalną uzależniona jest od zawartości cykorii. A przy ogromnym asortymencie oferowanym przez sklepy Auchan taka interpretacja nie zawsze była łatwa. W tej pracy brali udział przede wszystkim poszczególni kupcy, a czasami i prawnicy – opowiada Philippe Delporte, dyrektor IT Auchan.
Oferta Auchan obejmuje prawie 70 000 produktów, jednak operacja zmiany stawek VAT dotyczyła blisko 250 000 indeksów znajdujących się w systemie komputerowym sieci. Dlatego też w pierwszym rzędzie prace nad nowym systemem objęły dział katalogu, który zajmuje się wprowadzaniem danych o produktach do systemu komputerowego. – Najbardziej jednak obawialiśmy się efektów zmian w drukarkach fiskalnych. W związku z tym w listopadzie skierowaliśmy pytanie do firmy Upos o sprawdzenie i przetestowanie wszystkich możliwości zmian w warunkach laboratoryjnych. Dzięki temu ograniczyliśmy ryzyko do minimum. Zgodnie z zaleceniami ministra finansów, drukarki mają wbudowane zabezpieczenia uniemożliwiające manipulowanie przez użytkownika przy stawkach VAT. A tu mieliśmy centralnie i systemowo wprowadzić zmiany, czyli de facto przy tych drukarkach manipulować. Szczęśliwie udało się to zrealizować bez większych problemów i 2 stycznia wszystkie stanowiska kasowe działały prawidłowo – kontynuuje Philippe Delporte.
Auchan zdecydował, iż zmiana stawek VAT nie będzie oznaczała zmian cen w sklepach. Jest to efekt polityki cenowej sieci, i tego, że wprowadzenie przy tej okazji nowych cen komplikowałoby zarówno proces modyfikacji systemów komputerowych, jak i funkcjonowanie sklepów – trzeba byłoby np. wykonać ogromną pracę związaną ze zmianą oznaczeń cen na półkach. – W operacji zmiany stawek VAT uczestniczyło w Auchan prawie 400 osób w całym kraju, jak również we francuskiej centrali. To ilustruje skalę tego przedsięwzięcia – podsumowuje Philippe Delporte.

Serwis interweniował rzadko

Dla sieci sklepów Żabka i Freshmarket, zarządzanych przez firmę Żabka Polska, główny problem związany z wprowadzeniem nowych stawek VAT do systemów informatycznych z dniem 1 stycznia br. wiązał się przede wszystkim ze skalą całej operacji. Dla ponad 2200 sklepów, z których każdy dysponował co najmniej jedną drukarką fiskalną, oznaczało to przystosowanie do nowych norm ustawowych blisko 2500 stanowisk kasowych i drukarek, ale też całego systemu zarządzania siecią. – Tak dużego przedsięwzięcia nie można było zrealizować w każdym sklepie oddzielnie, tym bardziej że jeszcze 31 grudnia placówki działały w oparciu o stare stawki VAT, zaś 1 stycznia musiały być gotowe do pracy, stosując nowe stawki. Wspólnie z dostawcą oprogramowania, firmą ExOrigo, przygotowaliśmy mechanizmy wspierające ajentów w tym zakresie – opowiada Maciej Kląskała, szef informatyki w Żabce.
Przygotowania do wprowadzenia nowych stawek VAT rozpoczęto w sieci już pod koniec września, gdy o ustawie zaczęto dopiero mówić, zaś do jej uchwalenia było jeszcze sporo czasu. Maciej Kląskała podkreśla, że zespół projektowy powołano już we wrześniu i opracowano metody wprowadzenia nowych stawek VAT, chociaż jeszcze nie znano ostatecznych ustaleń rządowych w tej kwestii. Okazało się, że przyjęte wstępnie założenia w większości potwierdzone zostały w ustawie sejmowej oraz w rozporządzeniach i zmiany można było wdrażać z niewielkimi poprawkami. Nie obyło się bez problemów. Wiązały się one jednak nie tyle z samym systemem informatycznym, co raczej z nowym przyporządkowaniem poszczególnych produktów do grup towarowych obłożonych określoną stawką VAT (zmiany klasyfikacji PKWiU), a także z zasadami zarządzania siecią. A przypomnijmy, że mamy do czynienia z wieloma tysiącami indeksów. Ponadto sieć stosuje rejonizację cen i asortymentu, w związku z czym zmiany w systemach musiały ten fakt uwzględniać. Wszystkie wspomniane problemy udało się rozwiązać już 1 stycznia.

Witold Nartowski

Wiadomości Handlowe, Nr 2 (102) Luty 2011