Siedzę przed monitorem komputera na zapleczu Minimarketu Lewiatan we Włocławku, a kierowniczka 98-metrowego sklepu Agnieszka Makowska i szef IT w Lewiatanie Kujawy Bartłomiej Dominikowski udowadniają mi dlaczego zarządzanie komputerowe jest niezbędne.

Fundamentem tego zarządzania i pierwszym krokiem przy wprowadzaniu programu komputerowego do sklepu jest sklasyfikowanie całego asortymentu według schematu używanego przez centralę sieci franczyzowej. – Robimy to bezinwazyjnie – mówi Dominikowski. – Na zasadzie nakładki na bazę kartotek w oprogramowaniu, które placówka już posiada. W sklepach własnych spółki Lewiatan Kujawy – traktowanych jako poligon doświadczalny – i u uczestników sieci, którzy weszli w ten system, stosowany jest bardzo popularny program KC Market (w pełnej wersji kosztuje franczyzobiorcę około 1500 zł). Umożliwia kompleksową obsługę magazynową, wielopłaszczyznową analizę zakupów i sprzedaży, druk etykiet oraz eksport danych do księgowości. Ponadto, oferuje obsługę większości dostępnych na rynku urządzeń sklepowych. Program pozwala na zarządzanie placówką handlową posiadającą od 1 do 30 kas.
– Najważniejsze dla dobrego prowadzenia sklepu jest porządne zaopatrzenie – mówi kierowniczka Makowska i demonstruje mi proces zamawiania towarów. Po wejściu do kreatora zamówień, określa cechy towaru – dla przeszkolenia dziennikarza, wybrała tylko jedną – status jedynka. Oznacza to artykuły, które mają największy udział rynkowy w swoich kategoriach, czyli bezwzględnie muszą znajdować się w ciągłej sprzedaży. Następnym kryterium jest dostawca. W pokazie moja „nauczycielka” wybrała jednego hurtownika – Tradis. Następnie system zapytał na jaki okres zrobić zamówienie. Ponieważ dostawca odwiedza sklep dwa razy w tygodniu, kierowniczka wpisała, że chodzi o zapas na cztery dni. Na ekranie pojawiła się lista 71 produktów, które należy zamówić (w rzeczywistości nie ma niebezpieczeństwa, że kończą się zapasy aż tylu towarów, bo dopiero co odjechał samochód z Tradisu, zostawiając dostawę, o której specjalnie na potrzeby pokazu, komputera jeszcze nie poinformowano). Jedną z pozycji jest woda smakowa Żywiec. Komputer pokazuje, że w zapasie są trzy butelki, a średnio sprzedaje się jedna dziennie, więc trzeba zamówić ten asortyment – oczywiście co najmniej jedną zgrzewkę. Powstałe w wyniku „dialogu” z komputerem zamówienie przesyłane jest przez Internet na tradisowską E-hurtownię. Tą samą drogą do sklepu dociera też faktura. Nie wszyscy dostawcy mają aż tak wygodną formę obsługi dokumentów dostawy. Ale procedura nigdy nie jest bardzo pracochłonna. Oto właśnie zakończyło się rozładowanie dostawy z Bakomy. W ruch idzie ręczny inwentaryzator spisujący kod produktu, wystarczy ręcznie wpisać ilość oraz cenę zakupu netto. Od umieszczenia tego urządzenia w podstawce podłączonej do komputera mijają trzy sekundy i zakup 34 asortymentów Bakomy trafia do swoich „przegródek” w klasyfikacji produktów.
Dochodzi południe. – Zobaczymy co działo się od rana w sklepie – przerywa „rozmowę” z komputerem kierowniczka i w module KC Analizy uruchamia raport analizy koszyka sprzedaży. Błyskawicznie pojawia się na ekranie informacja, że od rana obsłużono 323 klientów, którzy robili zakupy warte przeciętnie 11,33 zł, co dało przychód brutto 3660,30 zł, przy średniej marży netto 20,92 proc. Czarno na białym widać więc, że sklep zarobił na jednym kliencie przeciętnie 2,15 zł netto. Równie szybko komputer pokazuje czego sprzedaje się najwięcej w rozbiciu na 32 grupy towarowe (m.in. alkohole, artykuły sanitarne i higieniczne, karma dla zwierząt itp.). –Tych informacji potrzebuję, żeby określić jak pilne są zamówienia, co jest w sprzedaży, jakie są marże, czy działają promocje – wylicza Agnieszka Makowska.
Prezes Lewiatana Kujawy, Waldemar Nowakowski twierdzi, może z pewną przesadą, że mały sklep tym bardziej powinien stosować komputerowe zarządzanie kategoriami produktów, bo ma mniej miejsca i środków na przechowywanie słabiej rotujących towarów.
Każdy kto był w małym sklepie zarządzanym ręcznie, podczas dostawy towaru o zmiennej cenie i pod nieobecność właściciela, musiał widzieć jak pracownicy wiją się, żeby wyznaczyć właściwą cenę brutto. Jaki zrobić narzut, żeby towar się sprzedawał, ale cena nie odchudziła zbytnio marży. Kierowniczka Minimarketu pokazała mi jak to się robi we współpracy z komputerem. W sprzedaży są ziemniaki kupione po 0,60 zł netto za kilogram. Na zaplecze wjeżdża jednak nowa dostawa już w cenie 0,75 zł/kg. Po wprowadzeniu jej do kartoteki, komputer natychmiast alarmuje, że bez zmiany ceny sprzedaży narzut wyniesie 2,67 proc., a marża 2,60 proc. Kierowniczka proponuje komputerowi cenę sprzedaży brutto 0,99 zł/kg i od razu wyskakują nowe, akceptowalne wskaźniki: 28 proc. narzutu i 21,88 proc. marży.
W każdym biznesie handlowym na bieżąco trzeba monitorować sprzedaż. Tym łatwiej się to robi, im prościej otrzymuje się dane do analizy. W skomputeryzowanym sklepie zaledwie kilka sekund zajmuje wydobycie informacji, że np. w okresie od 11 do 17 stycznia obsłużono 5157 klientów, którzy zakupili towary warte 63 000 zł brutto, co przy marży 20,42 proc. dało 11 659 zł przychodu.
Na tym wizytę w Minimarkecie we Włocławku kończę, z mocnym przekonaniem, że powinniśmy opisywać na naszych łamach tylko (może z pewnymi wyjątkami) te sklepy, które porzuciły erę kalkulatora i komputer uważają za równie niezbędne urządzenie, co kasa.

PROCEDURA ZAMAWIANIA TOWARU – 10 KROKÓW

1. Uruchamiamy program KC Firma i wywołujemy opcje Zarządzanie-Zamówienia do dostawców

2. Wybieramy opcję Nowe zamówienie

3. Wybieramy opcję Kreator

4. Wprowadzamy dane wejściowe do zamówienia – zaczynamy od Filtru kartotek, żeby określić zakres towarów, które nas interesują

5. Wchodzimy w Filtr klasyfikacji i ustawiamy kryteria, np. Status Towaru – „1” marka – „Żywiec”

6. Ustalamy zapas w opcji proponuj zapas na 4 dni

7. Ustalamy od jakiego dostawcy mamy analizować zakupy do zamówienia – wybieramy Tradis

8. Program generuje nam zamówienie na podstawie wprowadzonych danych

9. Zamówienie zapisujemy, podając pozostałe dane – datę, numer itp. Później eksportujemy je do systemu E-hurtownia

10. W systemie E-hurtownia importujemy zamówienie i system odnajduje towary wytypowane przez nas w zamówieniu

Raport analiza koszyka – przegląd: 21.01.2010, godz. 12.00

Raport analiza koszyka – statystyka: 11.01-17.01.2010

Minimarket Lewiatan Kujawy
ul. Wieniecka 34, 87-816 Włocławek
Kierowniczka: Agnieszka Makowska
Powierzchnia sprzedaży: 98 mkw.
Asortyment: 5000 SKU
Liczba kas: 2
Zatrudnienie: 12 osób

Paweł Kapuściński
konsultacja: Bartłomiej Dominikowski

Wiadomości Handlowe, Nr 2(92) Luty 2010